Abraçando o Kaizen: Excelência através da Inovação Contínua

Kaizen é uma palavra japonesa que se traduz livremente como “boa mudança” ou “mudança para melhor” em inglês. É uma filosofia de melhoria contínua na busca da excelência.

Masaki Imai popularizou a filosofia Kaizen com seu livro de 1986 intitulado “Kaizen: a chave para o sucesso competitivo japonês”. Defende a realização de pequenas mudanças incrementais ao longo do tempo, como uma forma mais fácil de alcançar produtividade, eficiência e melhorias de qualidade.

A maneira Kaizen funciona para engenharia, produção, negócios baseados em serviços e até mesmo desenvolvimento pessoal e muitas outras áreas da vida. Este post mostra como sua empresa pode alcançar a excelência adotando os princípios Kaizen de inovação contínua.

Kaizen Vs Inovação

No centro da filosofia Kaizen está a condição humana – somos seres emocionais que muitas vezes agem de forma irracional. A razão é que o cérebro humano está programado para entrar no Fight or Flight modo sempre que sente emoções de medo, como mudança. Esse mecanismo é controlado pela amígdala do cérebro e é um mecanismo de sobrevivência útil. Mas, por outro lado, muitas vezes dificulta a inovação para os humanos.

Inovação aqui se refere a uma mudança radical em um negócio ou outro ambiente. Um pedido para se comprometer com uma grande mudança geralmente desencadeia aquela resposta humana de medo ou ansiedade, que ativa o mesencéfalo e mantém a pessoa emocionada com o assunto. Com efeito, essas emoções contornam o neocórtex que lida com o pensamento racional e a lógica necessários para tal trabalho.

Kaizen, por outro lado, defende pequenas mudanças que são emocionalmente insignificantes. Essa abordagem mantém a pessoa em um estado de espírito racional e equilibrado e facilita a criação de melhorias contínuas nos ambientes profissional e pessoal. Kaizen acredita que nenhum processo pode ser perfeito, pois sempre haverá espaço para melhorias. Isso estabelece as bases para alcançar a excelência por meio de aprendizado e crescimento contínuos.

A promessa de uma boa mudança

A filosofia Kaizen deu origem a muitos sistemas de gestão que são usados por inúmeras marcas de sucesso e globais para alcançar a excelência em seus diversos campos.

Do sistema de produção Just-In-Time da Toyota às aplicações em hospitais, desenvolvimento de software, aeroportos, supermercados e muitas outras indústrias, o Kaizen está no centro do Pensamento e produção enxuta cultura.

Kaizen é uma abordagem de gestão que visa alcançar grandes feitos através da disciplina e paciência. Alcançar lentamente seus objetivos por meio da melhoria gradual do processo e de uma estratégia de longo prazo fornece uma abordagem não tecnológica e geralmente mais barata para a inovação.

Foi assim que a indústria manufatureira japonesa alcançou melhorias substanciais na qualidade do produto e reduções de custos nas décadas de 1960 e 70, levando ao clássico livro de Masaaki Imai.

Princípios Chave Kaizen

Os princípios do Kaizen formam a base sobre a qual o movimento e suas muitas variações são construídos. Aqui estão os principais que você precisa saber.

Melhoria Contínua: Kaizen enfatiza a busca pela excelência fazendo melhorias pequenas, mas contínuas ao longo do tempo. Porque, embora seja impossível atingir a perfeição em qualquer processo, ainda é possível atingir um nível de excelência tão alto depois de tantas iterações que o resultado de seus esforços começa a olhar perfeito. Esse processo inclui revisões, adaptações e padronizações contínuas.
Mudanças pequenas e incrementais: Grandes mudanças podem levar a grandes problemas, porque quanto maior a mudança necessária, mais questões emocionais, complexidades, capital e operações radicais podem ser necessárias para implementá-la. Uma pequena mudança, por outro lado, geralmente não é grande coisa. Mas quando você faz isso repetidamente, a mágica do Kaizen acontece.
Capacitação dos Funcionários / Gemba: Kaizen entende que apenas quem está mais próximo de uma tarefa ou processo está em melhor posição para identificar áreas de melhoria. Por exemplo, apenas aqueles que usam as ferramentas de software de uma empresa podem dar feedback para fazer melhorias. O mesmo vale para cada membro da equipe ou funcionário de uma empresa, todos devem participar da solução de problemas e da tomada de decisões da empresa.
Decisões baseadas em dados: Kaizen defende a coleta e análise de dados reais do processo para auxiliar na tomada de decisões de melhoria.
Processo não Resultado: Kaizen ensina o operador a focar no processo e não no resultado. Por exemplo, se o resultado for um produto físico com defeitos, isso significa que seu processo de produção foi defeituoso. Isso também significa que você só pode corrigir a falha estudando o processo de produção e fazendo as alterações necessárias.
Foco na Qualidade: O sistema Kaizen também se concentra na melhoria da qualidade dos resultados de uma organização, concentrando-se e melhorando os processos que criam esses resultados.
estandardização: Ao padronizar seus processos, qualquer organização reduz a variação e economiza tempo e custos, ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade geral de seus produtos acabados. Kaizen oferece a estrutura PDCA/SDCA para ajudar na padronização e iteração dos processos de produção de uma empresa. Dependendo do setor, a padronização pode ser tão simples quanto escrever um Manual Operacional Padrão para trabalhadores de serviço ou criar um sistema auxiliado por ferramentas que inclua medições específicas para cada etapa do processo.
Eliminação de Resíduos: Kaizen ensina que o desperdício (mudra) é um assassino de eficiência e lucratividade. Portanto, defende a eliminação dos 7 mudras de todas as suas operações para aumentar a eficiência. Esses desperdícios incluem superprodução, movimentação, estoque, defeitos, superprocessamento, transporte e espera. Quanto mais você reduzir cada um desses fatores de produção em sua organização, maior será sua eficiência operacional.
Eliminação de Tensão: Sobrecarga ou tensão, também conhecida como muri em japonês, pode igualmente depreciar os resultados de uma empresa. Essa eliminação envolve o uso de ferramentas e capacidade adequadas para o trabalho, contratação ou treinamento de profissionais qualificados e assim por diante.
O próximo processo é o cliente: Este princípio combina bem com a busca pela qualidade máxima. Em vez de controlar um produto uma vez no final de seu desenvolvimento, a qualidade do produto é controlada a cada momento, tratando o próximo processo como um cliente. Este princípio assenta o dever de controlo de qualidade em cada processo precedente que tem de fornecer os melhores produtos de qualidade por sua clientes (próximo processo) para trabalhar.

Aplicando Kaizen aos Negócios

A aplicação dos princípios Kaizen ao seu negócio depende do seu tipo de organização e dos processos que você precisa melhorar. Portanto, sua empresa pode ser uma empresa individual, uma equipe ou uma grande organização, mas os princípios básicos permanecem os mesmos e a aplicação é a seguinte.

Promova uma Cultura Kaizen: Ter uma cultura Kaizen em sua organização é muito importante porque estabelece as bases para a melhoria constante. Você precisa treinar toda a equipe. Todos os funcionários devem estar a bordo e entender que nenhuma contribuição é pequena demais. A liderança também deve se comprometer a realizar reuniões regulares com toda a equipe para discutir e encontrar soluções.
Identifique os problemas mais relevantes: Você sempre terá problemas nos quais precisa trabalhar e melhorar. Kaizen defende o princípio do Gemba. Ou seja, coletar informações da estação exata onde o trabalho acontece. Você também pode usar análise de dados, caixas de sugestões, feedback do cliente, métricas de desempenho e quaisquer outras soluções para identificar soluções de melhoria. Se houver muitos problemas, você pode priorizar as tarefas usando uma análise 80/20 para os melhores resultados.
Execute o Processo Kaizen: O PDCA/SDCA de Plan-Do-Check-Act / Padronizar-Do-Check-Act são os principais ciclos do processo, onde você faz as melhorias necessárias na organização. O SDCA é sempre feito primeiro, então você pode criar padrões e, em seguida, os ciclos subsequentes são PDCA. Aqui está como funciona
1. Planejar/Padronizar: Planejar aqui se refere a estabelecer uma meta de melhoria em qualquer área do seu negócio. A filosofia Kaizen exige que sempre haja uma meta de melhoria e planos de ação para alcançá-la. Na primeira execução, porém, e sempre que ocorrer uma anormalidade, deve haver uma padronização. A etapa de padronização define as regras, métricas ou etapas exatas a serem seguidas cada vez que o trabalho é feito. E somente depois que o processo de trabalho estiver estabilizado, você fará planos de melhoria para cada ciclo ou iteração.
2. Do: Este é simplesmente o processo de fazer o trabalho seguindo os padrões definidos na Etapa 1) acima.
3. Verifique: você verifica o processo para determinar se sua implementação alcançou os resultados desejados ou se ainda está no caminho certo.
4. Aja: Refere-se a executar o novo procedimento e normalizá-lo como a forma padrão de lidar com essa tarefa em seu negócio.
Enxaguar e repetir: Kaizen é sobre melhorias contínuas e inovação, então você precisa continuar após cada ciclo. Ou você pode igualmente concentrar seus esforços de melhoria em outro processo. Basta enxaguar e repetir.

Aplicando Kaizen à Vida Diária

Você também pode aplicar a filosofia Kaizen em sua vida pessoal para obter resultados de atividades como ficar em forma, comer melhor, estudar, trabalhar e atingir diversos objetivos. O truque aqui é focar primeiro em objetivos pequenos e emocionalmente irrelevantes. Algo que não vai estressá-lo ou deixá-lo ansioso de forma alguma.

Por exemplo, se quiser ficar em forma correndo, você pode definir uma meta relativamente simples de correr no local por apenas 1 minuto por dia e depois crescer a partir daí. Se quiser parar de fumar, você pode reduzir um único cigarro por semana ou mês, até parar. Você também pode dedicar apenas 5 minutos para pensar ou trabalhar em algo grande ou assustador. projeto até começar a rolar.

O objetivo é começar com pequenos passos e, em seguida, fazer mudanças pequenas, incrementais e contínuas ao longo do tempo. Funciona porque elimina a procrastinação, a ansiedade e outros comportamentos de autossabotagem que impedem as pessoas de alcançar seus objetivos.

Lista de Frases e Conceitos Kaizen

Como a filosofia Kaizen se originou no Japão, você encontrará muitos termos japoneses em uso constante com ela. Aqui está uma lista rápida dos principais termos Kaizen e seus significados.

ANOS 5: Os cinco (5S) da boa limpeza são os seguintes.

Seiri (classificar): Classifique os itens, guarde os itens necessários e descarte os itens desnecessários.
Seiton (endireitar): Organize suas ferramentas de acordo com o uso para minimizar tempo e esforço.
Seiso (esfoliante): Limpe e mantenha seu local de trabalho limpo.
Seiketsu (Sistematização): siga o sistema e use as ferramentas, proteção e equipamentos corretos.
Shitsuke (Padronizar): Mantenha a autodisciplina.

Mudar: Muda significa desperdício e existem 7 mudas ou desperdícios, conforme a seguir.

Superprodução: Produzir mais do que o necessário é um desperdício.
Estoque: Muitos produtos acabados ou inacabados no estoque não agregam valor.
Defeitos: Cada produto defeituoso é um desperdício de recursos.
Movimento: O esforço físico que não agrega valor ao produto é um desperdício.
Processamento excessivo: uma abordagem de processamento errada e não otimizada pode ser um desperdício.
Esperando: Um operador ocioso é um desperdício.
Transporte: Quanto mais um produto é transportado, mais resíduos são gerados.

gemba: O lugar onde as coisas ou o trabalho acontecem. Todo gerente precisa de uma experiência em primeira mão.

Muri: (Sobrecarga) Uma situação extenuante. É como dar a um novo funcionário o emprego de um trabalhador veterano sem primeiro fornecer a ele o treinamento adequado.

Mura: (Variação) Isso acontece quando o bom fluxo de trabalho é interrompido devido a pequenas diferenças na tarefa ou no tempo gasto no processo. A padronização cuida disso.

Jidoca: Automação

Organizações que usam Kaizen

Muitas organizações grandes e pequenas que você conhece empregam princípios Kaizen em suas operações. Eles incluem todos, da Toyota à Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestlé, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes e governos como os Emirados Árabes Unidos, Maurício , Quênia e Índia.

Claro, a lista continua.

Perguntas Frequentes

Aqui estão algumas perguntas frequentes relacionadas à metodologia Kaizen e à inovação contínua.

Quais são os benefícios do Kaizen?

Kaizen é uma metodologia de melhoria fácil de implementar que é menos disruptiva e geralmente menos intensiva em capital do que outros métodos.

O Kaizen funcionará no meu negócio?

Definitivamente, sim. Desde que sua empresa dependa de processos para criar valor para os clientes, você pode implementar o Kaizen com sucesso.

Quais são as diferenças entre Kaizen e Lean?

Ambos são semelhantes porque se concentram na melhoria contínua, eliminação de desperdício e melhorias de eficiência. Kaizen, no entanto, é uma filosofia mais profunda e ampla, sobre a qual o Lean é construído.

O Kaizen pode ser implementado juntamente com outros sistemas de inovação?

Sim pode.

Conclusão

Concluindo este guia rápido sobre os princípios do Kaizen e como eles podem ajudá-lo a alcançar a excelência em seu negócio por meio da inovação contínua, você já deve ter uma ou duas ideias de como implementar algumas mudanças.

Kaizen é uma filosofia orientadora e seus métodos não são imutáveis. Mas quando você segue sua orientação e embarca em sua jornada de transformação contínua, certamente alcançará a excelência.