Como automatizar seu negócio

Automatizar fluxos de trabalho pode ser um fator muito útil no crescimento de seus negócios. Podemos não ser capazes de substituir trabalhadores humanos, mas sempre podemos aumentar a eficiência introduzindo a automação.

Há muitas tarefas que você pode automatizar em uma empresa e muitas maneiras de fazê-lo. Até mesmo muitos softwares específicos do setor agora incluem recursos de automação próprios, mas também existem softwares que funcionam em vários setores e plataformas.

A maneira que você escolher depende de você, pois isso depende do seu negócio e do que você está tentando alcançar. Este post oferece uma visão ampla do assunto e esclarece alguns insights que podem levar sua empresa para o próximo nível.

O computador é um automatizador

Sim. Embora a maioria das pessoas veja o computador como um dispositivo incrível que lhes permite navegar na web e interagir em meios de comunicação social, poucos percebem que se trata de uma máquina projetada para realizar trabalho.

Aplicativos de computador são instruções que continuam fazendo as mesmas coisas repetidamente enquanto verificam as condições alteradas. Eles operam no mundo exterior emulando o comportamento humano como cálculos e desenhos, mas fazem isso muito mais rápido.

A questão aqui é que, uma vez que você veja cada computador, smartphone ou servidor web como a máquina de monitoramento e conclusão de tarefas que ele é. Então você poderá aproveitar melhor o poder deles para impulsionar seu produtividade.

Fluxo de trabalho versus automação de processos

Há uma pequena distinção que você precisa saber. E essa é a diferença entre automação de fluxo de trabalho e automação de processos de negócios.

Um fluxo de trabalho refere-se às etapas pelas quais uma tarefa precisa passar para ser concluída. Isso pode significar ir de um trabalhador para outro, ser verificado por um membro da equipe e depois assinado por um supervisor. E assim por diante. Os fluxos de trabalho geralmente são simples e envolvem a interação entre pessoas e documentos.

Um processo de negócios, por outro lado, envolve tarefas mais complexas e inter-relacionadas. Também pode ser visto como um fluxo de trabalho de muitos fluxos de trabalho. A coordenação de várias tarefas interligadas que trabalham em conjunto para garantir o sucesso do negócio como um todo.

Aqui está uma breve comparação tabular de ambos os termos. Observe que esta postagem se concentra na automação do fluxo de trabalho.

As vantagens da automação do fluxo de trabalho

Como você pode imaginar, há muitas vantagens a serem obtidas com a automação do fluxo de trabalho. E embora eles dependam do seu negócio exato e das tarefas que você executa, aqui está uma lista de vantagens universais que você pode esperar.

• Economia de tempo – Este é óbvio. Depois de automatizar todas as tarefas mundanas e repetitivas que custam ao trabalhador médio de escritório mais de 30 dias por ano, você economizará tempo. Em segundo lugar, você pode investir esse tempo economizado em esforços mais produtivos para impulsionar os negócios.
  
  
• Transparência – É necessário um nível de disciplina para analisar adequadamente um fluxo de trabalho e automatizá-lo. Isso, por sua vez, cria ordem na maneira como sua empresa lida com suas tarefas. Tornando mais fácil ver a rapidez com que um projeto está progredindo e fazer estimativas.
  
  
• Aumento de eficiência e crescimento – Automatizar partes do seu trabalho melhora sua eficiência geral porque você pode fazer mais trabalho com menos intervenção humana. Esse impulso se traduzirá em maior produtividade, que por sua vez se traduz em crescimento dos negócios e mais lucros.
  
  
• Custos mais baixos – Usar menos mão de obra humana também significa menos salários, o que se traduz em custos operacionais mais baixos. Essa vantagem é especialmente evidente em empresas maiores, onde as economias acumuladas podem chegar a uma soma considerável. Tenha em mente, no entanto, que a automação geralmente reduz os custos de mão de obra, não os elimina.
  
  
• Menos erros – Este é um dos principais benefícios de automação em alguns setores. O ser humano é propenso a erros, então aqueles que precisam inserir quantidades infinitas de dados acabarão cometendo erros de tempos em tempos. As máquinas não cometem esses erros. E mesmo quando há um problema, as correções são mais duradouras.
  
  
• Escalabilidade – Escolher um negócio escalável e automatizá-lo o máximo possível é o principal motivo por trás das histórias de sucesso da maioria dos milionários da Internet. Depois de estruturar e automatizar adequadamente as tarefas repetitivas, tudo o que você precisa para ganhar mais dinheiro em seu negócio é simplesmente aumentar o volume.

As desvantagens da automação do fluxo de trabalho

A principal desvantagem de automatizar o fluxo de trabalho do seu negócio é a investimento. Embora varie de empresa para empresa, esse investimento pode consistir no tempo que você precisa para aprender o processo de automação, no dinheiro gasto para comprá-lo e em quaisquer outros custos.

No entanto, os sucessos que muitas empresas experimentam com a automação mostram que a maioria dos investimentos valerá a pena.

Tarefas ideais para automatizar

Nem todas as tarefas ou negócios se prestam à automação. Alguns são mais fáceis que outros. Então, cabe a você verificar primeiro e ver o que pode e o que não pode ser feito. Na maioria das vezes, tudo o que você precisa é simplificar seu fluxo de trabalho em tarefas mais gerenciáveis ​​e simplificar sua automação.

Aconteça o que acontecer, os seguintes tipos de tarefas foram automatizados de diferentes maneiras por diferentes empresas. E isso significa que você também deve ter sucesso em automatizar outros semelhantes.

• Recolha de Dados – Os computadores ficaram tão bons nas últimas décadas que a maioria dos trabalhos envolvendo números e letras pode ser facilmente automatizada. Isso é especialmente verdadeiro para alfabetos digitalizados, embora a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) não esteja muito atrás. Se você pode vê-lo e lê-lo, seu computador também pode, usando o aplicativo certo.
  
  
• Tarefas de alto volume – Os computadores são rápidos e não cansam. Quando há muito trabalho a fazer, geralmente é melhor gastar um pouco de tempo primeiro para automatizar e economizar tempo depois.
  
  
• Precisa de várias entradas – Quando as tarefas precisam passar de mão em mão ou de mesa em mesa, um único gargalo pode interromper todo o fluxo de trabalho. Mas automatizar o máximo possível reduz as interrupções.
  
  
• Tarefas tediosas – Algumas tarefas são chatas pra caramba e trazem pouca satisfação. Então, se você pode automatizá-los, ótimo!

• Tarefas Sensíveis ao Tempo – Você e os membros de sua equipe podem nem sempre estar lá para atender a todas as suas necessidades de negócios. E isso significa que muitas vezes você pode perder os prazos para tarefas sensíveis ao tempo. Automatizar algumas ou a maioria dessas tarefas, no entanto, deve resolver o problema.
  
  
• Tarefas repetitivas – Algumas tarefas são estupidamente repetitivas e você vai se perguntar “devo continuar fazendo isso?”. A automação é a melhor resposta lá.
  
  
• Tarefas sem espaço para erros – Embora ainda sejam propensos a erros, os computadores não cometem erros. Assim, um sistema automatizado configurado corretamente com detecção de erros sempre superará os sistemas manuais em níveis de precisão.
  
  
• Recursos Humanos – Da integração às atualizações, notícias da empresa, rastreamento de tempo, férias dos funcionários, administração de licenças e licenças. Automatizar o gerenciamento de recursos humanos pode fazer maravilhas para qualquer negócio.
  
  
• Contabilidade – Evite erros e dores de cabeça desnecessárias automatizando sua contabilidade.
  
  
• Sales & Marketing - Existem muitos populares plataformas de marketing e CRM que oferecem automação. E isso foi comprovado para aumentar a eficiência e os lucros.
  
  
• Gestão de Projetos - Vários plataformas de gerenciamento de projetos também permitem automatizar e economizar tempo.

Tipos de ferramentas de automação

Existem 3 tipos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho que você encontrará por aí: Codificada, com pouco código e sem código. Aqui está um olhar mais atento a cada um.

1. Ferramentas de automação codificadas – Essas são ferramentas que precisam que você escreva código de computador para realizar as tarefas necessárias. Um exemplo perfeito é o Linux Shell.
   
   
2. Ferramentas de automação de baixo código – As ferramentas de baixo código funcionam essencialmente sem codificação. Mas você ainda precisa saber codificar, porque muitas vezes precisará fazer alterações ou inserir algumas linhas de código. A plataforma Salesforce é um bom exemplo.
   
   
3. Sem ferramentas de automação de código – Quase todos podem usar essas ferramentas. Você não precisa saber uma linguagem de programação para fazê-lo funcionar. Muitos até vêm com interfaces de usuário bonitas e bem pensadas para eficiência.

Principais softwares e métodos de automação

Existem muitas formas e ferramentas para automatizar o seu negócio. Eles funcionam de maneira diferente, têm pré-requisitos variados e a lista é quase infinita. No entanto, aqui estão os principais nomes que você deve estar ciente.

• Folha inteligente - O nome diz tudo. Um aplicativo sem código e semelhante a uma planilha que oferece diferentes tipos de campos de entrada. Ele também permite que as equipes trabalhem mais rápido automatizando.
  
  
• cron – Agendador de tarefas Linux e *nix. Ele permite que você configure trabalhos para serem executados em intervalos definidos de minutos a meses e até mesmo anualmente. Um trabalho aqui pode ser qualquer código de computador executável.
  
  
• Shell Scripting – Você precisará de conhecimento de programação de computadores para poder escrever scripts de linha de comando no Linux Shell ou em qualquer sistema operacional de sua escolha. Mas uma vez que você pode, então há pouco que você não pode automatizar, já que a maioria dos servidores web tem um Shell.
  
  
• Integrar – Oferece soluções de automação de fluxo de trabalho para empresas de todos os portes. É uma plataforma de baixo código com aplicativos, formulários e email, recursos móveis, integrações de API e uma interface intuitiva.
  
  
• Zapier – Uma plataforma popular de automação sem código. Zapier ajuda as empresas a automatizar tudo, desde o marketing até o pedido e gestão de relacionamento com o cliente. Ele conecta você com mais de 3,000 SaaS apps.
  
  
• IFTTT – É semelhante ao Zapier, mas um pouco mais focado no uso pessoal e em pequenas empresas. IFTTT significa If This Then That e é uma plataforma de desenvolvimento sem código.
  
  
• Nintex – Uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de baixo código. Possui gerenciamento e automação de processos para muitos setores, desde bancos até financiar, energia, manufatura, governo e assim por diante. Começa em US$ 955 por mês para usuários ilimitados.
  
  
• Hubspot – Uma plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) impressionante e repleta de recursos. Ele oferece muitos recursos de automação para todos os tipos de negócios.
  
  
• Flokzu – Um fluxo de trabalho de baixo código e baseado em nuvem e uma plataforma de gerenciamento de processos de negócios. Ideal para empresas com operações complexas.
  
  
• Fluxo Gravitacional – Este é um gerenciamento e automação de fluxo de trabalho plug-in para sites WordPress.
  
  
• Python – Esta é a linguagem de programação Python. Uma linguagem de computador moderna e versátil que está disponível em quase todas as plataformas. É fácil de ler e escrever e permite que você faça muitas coisas incríveis com sua vasta biblioteca.

Conclusão

Chegando ao final desta postagem de fluxo de trabalho e automação de tarefas, você viu as muitas opções principais disponíveis e o que elas têm a oferecer.

Todos nós temos necessidades diferentes e possuímos diferentes níveis de habilidade. Portanto, não há uma única opção melhor aqui. Em vez disso, cabe a você encontrar o que funciona melhor.