Zrobotyzowana automatyzacja procesów dla małych firm

Zrobotyzowana automatyzacja procesów nie jest tylko dla dużych przedsiębiorstw. Małe firmy mogą w równym stopniu skorzystać z wielu korzyści, podejmując właściwe kroki.

Od wykonywania powtarzalnych zadań po obsługę pracochłonnych lub czasochłonnych procesów – nie ma ograniczeń co do tego, co RPA może zrobić dla organizacji. Jako bonus umożliwia także pracownikom zaangażowanie się w bardziej produktywną pracę.
Rynek zrobotyzowanej automatyzacji procesów został wyceniony na ok $ 2.3 mld 2022 i oczekuje się, że do 39 r. będzie rosła przy złożonej rocznej stopie wzrostu (CAGR) wynoszącej 30% do ponad 2030 miliardów dolarów. W tym poście dowiesz się, jak RPA może pomóc Twojej firmie.

Spis treści ukryć

Jak działa RPA?

Korzyści z RPA

Rodzaje firm, które mogą skorzystać na RPA

Popularne przypadki użycia RPA

Wady RPA

Jak zastosować RPA w swojej firmie

Lista popularnych programów RPA

Najczęściej zadawane pytania

Wniosek

Jak działa RPA?

RPA, czyli robotyczna automatyzacja procesów, to podejście oparte na oprogramowaniu, które umożliwia osobie lub organizacji wykonywanie dużych ilości i często przyziemnych zadań przy użyciu kombinacji wizji komputerowej, uczenia maszynowego i innych technologii automatyzacji.

Użytkownik-człowiek musi najpierw zainstalować robota na komputerze, a następnie pokazać mu, jak wykonywać określone zadania. Robot jest następnie w stanie odtworzyć ruchy użytkownika po wywołaniu określonego zdarzenia. Takimi zdarzeniami może być otrzymanie wiadomości e-mail, naciśnięcie przycisku i tak dalej. Konkretne zadania mogą obejmować przesyłanie plików, wprowadzanie danych, uruchamianie aplikacji, przeglądanie Internetu i tak dalej.

Innymi słowy, systemy RPA to wirtualne roboty, które mogą wykonywać różne zadania zwykle wykonywane przez człowieka i które wymagają wielu kroków lub aplikacji. Mogą tego dokonać, postępując zgodnie z działaniami opartymi na zasadach i bez interwencji człowieka.

Korzyści z RPA

RPA zapewnia przewagę konkurencyjną małym firmom, ponieważ oferuje korzyści, które w przeciwnym razie byłyby dostępne tylko dla dużych korporacji z ogromnymi budżetami. Główne korzyści są następujące.

Zwiększenie produktywności: Roboty pracują niestrudzenie przez całą dobę, nie robiąc przerw ani nie męcząc się. Mogą ponadto wykonywać większość zadań szybciej niż jakikolwiek człowiek, co oznacza, że pojedynczy robot może wykonać pracę wielu osób w ułamku czasu, co ogólnie przekłada się na większą wydajność przedsiębiorstwa.
Zwiększona dokładność: Redukcja błędów to kolejny dobry powód wdrożenia zrobotyzowanej automatyzacji procesów, ponieważ roboty nie popełniają błędów tak jak ludzie. Rezultatem jest wyższa jakość wyników przedsiębiorstwa.
oszczędności: Dobre oprogramowanie RPA pozwoli zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy, obniżając koszty wykonywania powtarzalnych zadań poniżej poziomu ludzkiego pracownika. Automatyzując jak najwięcej powtarzalnych procesów, możesz nawet wyeliminować potrzebę zatrudniania dodatkowego personelu, zwiększając wydajność. Ostatecznie firma osiąga większe zyski, płacąc mniej za taką samą lub większą pracę.
Zwiększona zgodność: Procesy pracy, które wymagają zgodności z wieloma przepisami, protokołami lub przepisami, pozwolą osiągnąć lepsze wyniki dzięki zrobotyzowanej automatyzacji procesów.
Łatwiejsza skalowalność: Po zautomatyzowaniu procesu jego skalowanie staje się łatwiejsze i bardziej opłacalne. Sztuka polega na tym, aby najpierw zidentyfikować i zaplanować procesy w organizacji, które można szybko zautomatyzować.
Lepsza analityka: Roboty prowadzą lepszą dokumentację niż ludzie, więc łatwiej jest sprawdzić, jak pracowały w danym przedziale czasu.
Ulepszona obsługa klienta: Zrobotyzowana automatyzacja procesów może pomóc w szybkim i skutecznym rozwiązywaniu problemów z obsługą klienta, poprawiając w ten sposób lojalność klientów i zmniejszając odpływ klientów.

Rodzaje firm, które mogą skorzystać na RPA

Prawie każdy rodzaj i wielkość firmy może odnieść korzyści ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Małe i średnie firmy z branży finansów, księgowości, nieruchomości, usług medycznych, handlu detalicznego, telekomunikacji, produkcji i wielu innych mogą odnieść korzyści z automatyzacji swoich operacji.

Jedynym wymaganiem jest to, aby firma miała powtarzalne zadania, które można łatwo zidentyfikować i które można zautomatyzować. Co więcej, posiadanie większej liczby takich powtarzalnych zadań sprawia, że biznes jest lepiej dostosowany do RPA.

Popularne przypadki użycia RPA

W organizacji jest wiele procesów, które można zautomatyzować za pomocą RPA. Fakt ten jest ewidentny na przykładzie różnych organizacji, które osiągnęły już pewien poziom automatyzacji procesów. Można je podzielić na różne działy lub sektory w następujący sposób.

Wprowadzanie danych: Jedną z największych zalet RPA z wprowadzaniem danych jest sprawdzanie poprawności danych, które obejmuje kilka zasad uniemożliwiających wprowadzenie błędnych informacji w krytycznych przypadkach.
Obliczenia: Wiele zadań wymaga obliczeń, od prostych wag paczek po bardziej złożone procesy, takie jak obliczenia zysków i strat, obliczenia faktur, przetwarzanie świadczeń i tak dalej. RPA sprawia, że takie zadania są łatwe i dokładne.
Ewidencjonowanie: Od rejestrowania transakcji po zapisywanie ważnych danych lub dokumentów niezbędnych dla firmy, aktualizację CRM i wykonywanie automatycznych kopii zapasowych, RPA może zaoszczędzić Twojemu zespołowi mnóstwo pracy i pieniędzy.
Sprzedaż i Marketing: Większość organizacji zajmujących się sprzedażą i marketingiem przyjęła automatyzację poczty e-mail i fakturowania, ale nadal istnieje wiele małych firm, które nadal wybierają metodę ręczną.
Finanse i bankowość: Od migracji danych między aplikacjami po przetwarzanie wniosków kredytowych, tworzenie kopii zapasowych rachunków, zarządzanie kontami klientów, sprawdzanie poprawności danych i wykrywanie oszustw – bez automatyzacji branża bankowa byłaby w wielkim bałaganie.
Obsługa klienta: W tym aktualizacje informacji o klientach w zakresie planowania spotkań, wiadomości uzupełniające, sprzedaż biletów i pomoc w obsłudze klienta.
Sprzedaż detaliczna: możesz wyodrębniać informacje o produktach ze stron internetowych i aktualizować za ich pomocą swoje systemy, importować e-maile dotyczące sprzedaży, aktualizować zapasy i tak dalej.
Telekomunikacja: RPA może pomóc firmom w tworzeniu kopii zapasowych danych klientów, wydobywaniu odpowiednich informacji i przetwarzaniu rachunków klientów.
Zdrowie: przetwarzanie danych pacjentów, przetwarzanie rachunków medycznych, przechowywanie danych pacjentów, przetwarzanie ubezpieczeń i tak dalej.
HR: Od obsługi płac po wdrażanie pracowników i wiele innych zadań.
Hotelarstwo i gastronomia: Zarządzanie rezerwacjami i rezerwacjami, opinie i ankiety klientów, przetwarzanie płatności, zgłoszenia serwisowe i nie tylko.

Wady RPA

Oprócz licznych zalet, zrobotyzowana automatyzacja procesów ma również swoje wady/wyzwania. Oto najważniejsze, o których warto pamiętać.

Koszt początkowy: Początkowe wdrożenie strategii RPA może być kosztowne, ponieważ obejmuje koszt oprogramowania RPA, szkoleń, infrastruktury i koszty integracji. Jego wykonalność zależy zatem od budżetu firmy i wielkości operacji.
Złożoność implementacji: Integracja systemu z istniejącymi systemami informatycznymi i przepływami pracy może być sprawą złożoną i czasochłonną. Co więcej, jego sukces zależy od pracowników oraz od ich chęci współpracy i otwartości.
Granice poznawcze: Robotyczna automatyzacja procesów zasadniczo opiera się na sztywnych, ustalonych zasadach, co oznacza, że często będą pojawiać się problemy z zadaniami wymagającymi ludzkiej kreatywności lub podejmowania decyzji. Z drugiej strony zwiększenie ich elastyczności stwarza możliwość wystąpienia nieprzewidywalnych błędów. Integracja AI pomoże, ale ma też swoje ograniczenia.

Jak zastosować RPA w swojej firmie

Zastosowanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów w większości małych firm może pomóc w usprawnieniu ich działań poprzez utworzenie lepiej zorganizowanej organizacji, która w ostatecznym rozrachunku powinna odnotować wzrost wydajności. Oto przewodnik krok po kroku, jak to osiągnąć.

Krok 1: Ocena możliwości automatyzacji

Pierwszym krokiem jest rozejrzenie się po organizacji i znalezienie najlepszych obszarów do automatyzacji procesów. Szukasz powtarzalnych zadań, które opierają się na regułach i można je zautomatyzować. Odkryj ich jak najwięcej. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami, aby uzyskać wgląd.

Krok 2: Określ korzyści biznesowe

Następnie należy rozważyć korzyści biznesowe wynikające z automatyzacji każdego z wybranych procesów. Jak złożony jest każdy proces i jakie oszczędności w pracy można wnieść do Twojej firmy? Oceń swoje zadania automatyzacji na podstawie ich potencjalnego zwrotu z inwestycji.

Krok 3: Wybierz odpowiednie oprogramowanie RPA

Nadszedł czas, aby wybrać odpowiednie narzędzie RPA lub zaprojektować je samodzielnie, jeśli masz odpowiednie umiejętności. Poniżej znajduje się lista najlepszych dostępnych ofert, w tym warianty płatne i open source.

Krok 4: Zacznij od małych rzeczy

Najlepiej zacząć od projektu pilotażowego, który ma na celu przetestowanie gruntu i ocenę wpływu RPA w Twojej organizacji na mniejszą skalę. Ogranicza to ryzyko i pozwala zdobyć doświadczenie w realizacji większych projektów.

Krok 5: Wdróż RPA i przeszkol zespół

Ten krok zależy od rodzaju i liczby pracowników, których zatrudniasz. Zatem, w zależności od sytuacji, może to być łatwe lub trudne. Celem jest, aby Twoi pracownicy zrozumieli, jak współpracować z botami, jak monitorować ich postępy i wkraczać, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Krok 6: Obserwuj i analizuj

Żaden system nie jest doskonały – nawet najlepsze firmy stale się udoskonalają. Tak więc, mimo że wdrożyłeś pewien poziom robotyzacji w swojej działalności biznesowej, nadal musisz monitorować ogólny przepływ pracy i od czasu do czasu analizować go, aby znaleźć obszary możliwej optymalizacji.

Lista popularnych programów RPA

Istnieje wiele rozwiązań oprogramowania RPA i są one dostępne we wszystkich formach – od wersji w pełni komercyjnych po wersje społecznościowe i open source. Od Ciebie zależy, co będzie najlepsze dla Twojej małej firmy. Oto najlepsze opcje.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej znajdują się często zadawane pytania dotyczące zrobotyzowanej automatyzacji procesów w małych firmach.

Czym RPA różni się od tradycyjnej automatyzacji?

RPA jest bardziej elastyczny, ponieważ uwzględnia nazwy, liczby, interfejs użytkownika itd., podejmując decyzję o kolejnym działaniu w sekwencji.

Czy RPA jest dobre dla moich małych firm?

Tak, RPA może zapewnić małym firmom dużą przewagę konkurencyjną na rynku.

Czy potrzebuję umiejętności programowania, aby wdrożyć RPA w mojej firmie?

Nie, większość narzędzi RPA jest przeznaczona dla osób nietechnicznych i jest przyjazna dla użytkownika.

Czy RPA jest bezpieczne?

Tak, to może być. Dobre oprogramowanie RPA ma wbudowane funkcje bezpieczeństwa i jeśli wdrożysz w swojej firmie dobre środki ochrony danych, wszystko powinno być w porządku.

Czy mała firma może obniżyć koszty dzięki RPA?

Tak, może. Ale to zależy od Twojej branży i procesów, które chcesz zautomatyzować.

Czy istnieje oprogramowanie RAP bezpłatne lub typu open source?

Tak, wiele programów RPA, takich jak UiPath są dostarczane z bezpłatnymi edycjami społecznościowymi lub wersjami próbnymi. Inni lubią Robocorp oraz TagUI są projektami typu open source.

Wniosek

Podsumowując ten post na temat zrobotyzowanej automatyzacji procesów i jej korzyści dla małych firm, widać, że automatyzacja nie jest już opcją w dzisiejszym świecie – albo nadrabiasz zaległości, albo zostajesz w tyle.

Jednakże sposób, w jaki zdecydujesz się podejść do tego etapu, zależy od Ciebie. Pamiętaj jednak, że każda firma jest wyjątkowa i tylko ci, którzy prowadzą program, będą znać naprawdę przyziemne zadania, do których są idealne automatyzacja.