Jak zautomatyzować swój biznes

Automatyzacja przepływów pracy może być bardzo pomocnym czynnikiem w rozwoju Twojej firmy. Być może nie będziemy w stanie zastąpić ludzi, ale zawsze możemy zwiększyć wydajność, wprowadzając automatyzację.

W biznesie jest wiele zadań, które można zautomatyzować i jest na to wiele sposobów. Nawet wiele oprogramowania branżowego zawiera obecnie własne funkcje automatyzacji, ale istnieje również oprogramowanie, które działa w różnych branżach i na różnych platformach.

Którąkolwiek drogę wybierzesz, zależy od Ciebie, ponieważ zależy to od Twojej firmy i tego, co próbujesz osiągnąć. Ten post daje szerokie spojrzenie na temat i rzuca nieco światła na spostrzeżenia, które mogą przenieść Twoją firmę na wyższy poziom.

Komputer jest automatem

Tak. Chociaż większość ludzi postrzega komputer jako niesamowite urządzenie, które pozwala im przeglądać Internet i wchodzić w interakcje Media społecznościowemniej osób zdaje sobie sprawę, że jest to maszyna zaprojektowana do wykonywania pracy.

Aplikacje komputerowe to instrukcje, które w kółko wykonują te same czynności, sprawdzając, czy warunki uległy zmianie. Działają na świat zewnętrzny, naśladując ludzkie zachowania, takie jak obliczenia i rysowanie, ale robią to znacznie szybciej.

Chodzi o to, że kiedy spojrzysz na każdy komputer, smartfon lub serwer internetowy jako na maszynę do monitorowania i realizacji zadań, to tak właśnie jest. Wtedy możesz lepiej wykorzystać ich moc, aby zwiększyć swoją wydajność.

Przepływ pracy a automatyzacja procesów

Jest mała różnica, o której musisz wiedzieć. I na tym właśnie polega różnica pomiędzy automatyzacją przepływu pracy a automatyzacją procesów biznesowych.

Przepływ pracy odnosi się do kroków, przez które musi przejść zadanie, aby zostało ukończone. Może to oznaczać chodzenie od jednego pracownika do drugiego, sprawdzanie przez członka zespołu, a następnie podpisywanie przez przełożonego. I tak dalej. Przepływy pracy są często proste i obejmują interakcję między ludźmi i dokumentami.

Z kolei proces biznesowy obejmuje bardziej złożone i wzajemnie powiązane zadania. Można go również postrzegać jako przepływ pracy składający się z wielu przepływów pracy. Koordynacja różnych, wzajemnie powiązanych zadań, które wspólnie gwarantują sukces przedsiębiorstwa jako całości.

Oto krótkie tabelaryczne porównanie obu terminów. Pamiętaj, że ten post skupia się na automatyzacji przepływu pracy.

Zalety automatyzacji przepływu pracy

Jak możesz sobie wyobrazić, automatyzacja przepływu pracy może przynieść wiele korzyści. I chociaż ostatecznie będą one zależeć od Twojej konkretnej działalności i zadań, które wykonujesz, oto lista uniwersalnych korzyści, których możesz się spodziewać.

• Oszczędność czasu – To jest oczywiste. Gdy zautomatyzujesz wszystkie przyziemne i powtarzalne zadania, które kosztują przeciętnego pracownika biurowego ponad 30 dni w roku, zaoszczędzisz czas. Po drugie, możesz następnie zainwestować zaoszczędzony czas w bardziej produktywne działania mające na celu rozwój firmy.
  
  
• Przejrzystość – Prawidłowa analiza przepływu pracy i jego automatyzacja wymaga pewnego poziomu dyscypliny. To z kolei porządkuje sposób, w jaki Twoja firma realizuje swoje zadania. Ułatwienie sprawdzenia, jak szybko a projekt postępuje i dokonać szacunków.
  
  
• Zwiększenie wydajności i wzrostu – Automatyzacja części pracy poprawia ogólną wydajność, ponieważ można wykonać więcej pracy przy mniejszym udziale człowieka. Ten impuls przełoży się na wyższą produktywność, co z kolei przełoży się na rozwój firmy i większe zyski.
  
  
• Niższe koszty – Mniejsze wykorzystanie siły roboczej oznacza także niższe płace, co przekłada się na niższe koszty operacyjne. Przewaga ta jest szczególnie widoczna w większych przedsiębiorstwach, gdzie skumulowane oszczędności mogą wynieść pokaźną sumę. Należy jednak pamiętać, że automatyzacja generalnie obniża koszty pracy, a nie je eliminuje.
  
  
• Mniej błędów – To jedna z głównych korzyści automatyzacji w niektórych branżach. Człowiek jest podatny na błędy, więc ci, którzy muszą wprowadzać nieskończoną ilość danych, od czasu do czasu popełniają błędy. Maszyny nie popełniają takich błędów. Nawet jeśli wystąpi problem, poprawki są trwalsze.
  
  
• Skalowalność – Wybór skalowalnego biznesu i jego maksymalna automatyzacja to główny powód sukcesów większości internetowych milionerów. Gdy już masz odpowiednio uporządkowane i zautomatyzowane powtarzalne zadania, jedyne, czego potrzebujesz, aby zarobić więcej pieniędzy w swojej firmie, to po prostu zwiększyć głośność.

Wady automatyzacji pracy

Główną wadą automatyzacji przepływu pracy w Twojej firmie jest początkowa inwestycja. Chociaż różni się to w zależności od firmy, inwestycja ta może obejmować czas potrzebny na naukę procesu automatyzacji, pieniądze wydane na jego zakup i wszelkie inne koszty.

Jednak sukcesy, jakie wiele firm odnosi w zakresie automatyzacji, pokazują, że większość inwestycji będzie tego warta.

Idealne zadania do zautomatyzowania

Nie każde zadanie lub firma nadaje się do automatyzacji. Niektóre są łatwiejsze niż inne. Zatem do Ciebie należy najpierw sprawdzenie i sprawdzenie, co można, a czego nie można zrobić. W większości przypadków wystarczy jedynie uprościć przepływ pracy i przekształcić go w łatwiejsze w zarządzaniu zadania, a następnie uprościć jego automatyzację.

Cokolwiek się stanie, poniższe typy zadań zostały zautomatyzowane na różne sposoby przez różne firmy. A to oznacza, że ​​Ty też powinieneś odnieść sukces w automatyzacji podobnych.

• Zbieranie danych – W ciągu ostatnich dziesięcioleci komputery rozwinęły się tak dobrze, że większość prac związanych z liczbami i literami można łatwo zautomatyzować. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku alfabetów zdigitalizowanych, chociaż technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) nie pozostaje daleko w tyle. Jeśli możesz to zobaczyć i przeczytać, to twój komputer również, jeśli użyjesz odpowiedniej aplikacji.
  
  
• Zadania o dużej objętości – Komputery są szybkie i nie męczą się. Kiedy jest dużo pracy, często najlepiej jest najpierw poświęcić trochę czasu na automatyzację i zaoszczędzić czas później.
  
  
• Wymaga wielu wejść – Kiedy zadania muszą być przekazywane z rąk do rąk lub z biurka na biurko, pojedyncze wąskie gardło może zakłócić cały przepływ pracy. Jednak możliwie największa automatyzacja ogranicza zakłócenia.
  
  
• Żmudne zadania – Niektóre zadania są cholernie nudne i nie przynoszą satysfakcji. Jeśli więc możesz je zautomatyzować, to świetnie!

• Zadania wymagające czasu – Ty i członkowie Twojego zespołu nie zawsze jesteście w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby biznesowe. A to oznacza, że ​​często możesz nie dotrzymać terminów w przypadku zadań wrażliwych czasowo. Automatyzacja części lub większości takich zadań powinna jednak rozwiązać problem.
  
  
• Powtarzalne zadania – Niektóre zadania są głupio powtarzalne i sprawią, że zapytasz „czy muszę to robić dalej?”. Automatyzacja jest w tym przypadku najlepszą odpowiedzią.
  
  
• Zadania, w których nie ma miejsca na błędy – Chociaż komputery są nadal podatne na błędy, błędy nie popełniają. Zatem odpowiednio skonfigurowany zautomatyzowany system z funkcją wykrywania błędów zawsze przebije systemy ręczne pod względem dokładności.
  
  
• Human Resources – Od wdrożenia po aktualizacje, aktualności firmowe, śledzenie czasu pracy, urlopy pracownicze, administrację dotyczącą zwolnień lekarskich i zwolnień lekarskich. Automatyzacja zarządzania zasobami ludzkimi może zdziałać cuda w każdej firmie.
  
  
• Księgowość – Unikaj błędów i niepotrzebnych problemów, automatyzując księgowość.
  
  
• Sprzedaż i Marketing – Jest wiele popularnych platformy marketingowe i CRM które oferują automatyzację. Udowodniono, że zwiększa to wydajność i zyski.
  
  
• Zarządzanie Projektami - Wiele platformy do zarządzania projektami pozwalają także zautomatyzować i zaoszczędzić czas.

Rodzaje narzędzi automatyzacji

Znajdziesz tam 3 rodzaje narzędzi do automatyzacji przepływu pracy: kodowane, z niskim kodem i bez kodu. Oto bliższe spojrzenie na każdy z nich.

1. Kodowane narzędzia automatyzacji – Są to narzędzia, do których wykonania wymagane jest napisanie kodu komputerowego. Doskonałym przykładem jest powłoka Linux.
   
   
2. Narzędzia do automatyzacji niskiego kodu – Narzędzia o niskim kodzie zasadniczo działają bez kodowania. Ale nadal musisz wiedzieć, jak kodować, ponieważ często będziesz musiał wprowadzić zmiany lub wprowadzić kilka linijek kodu. Dobrym przykładem jest platforma Salesforce.
   
   
3. Brak narzędzi do automatyzacji kodu – Prawie każdy może korzystać z tych narzędzi. Aby to działało, nie musisz znać języka programowania. Wiele z nich ma nawet piękne i przemyślane interfejsy użytkownika zapewniające wydajność.

Najlepsze oprogramowanie i metody automatyzacji

Sposobów i narzędzi na automatyzację biznesu jest wiele. Działają inaczej, mają różne wymagania wstępne, a lista jest prawie nieskończona. Oto jednak najpopularniejsze nazwiska, o których powinieneś wiedzieć.

• Smartsheet – Nazwa mówi wszystko. Aplikacja nie wymagająca kodu i przypominająca arkusz kalkulacyjny, oferująca różne typy pól wejściowych. Umożliwia także zespołom szybszą pracę dzięki automatyzacji.
  
  
• cron – Harmonogram zadań dla systemów Linux i *nix. Umożliwia skonfigurowanie zadań do wykonania w ustalonych odstępach czasu od minut do miesięcy, a nawet co rok. Zadaniem może być dowolny wykonywalny kod komputerowy.
  
  
• Skrypty powłoki – Będziesz potrzebować wiedzy z zakresu programowania komputerowego, aby móc pisać skrypty wiersza poleceń w powłoce Linux lub dowolnym wybranym systemie operacyjnym. Ale gdy już to zrobisz, niewiele będzie można zautomatyzować, ponieważ większość serwerów internetowych ma powłokę.
  
  
• Integracja – Oferuje rozwiązania automatyzacji przepływu pracy dla firm każdej wielkości. Jest to platforma o niskim kodzie i zawierająca gotowe aplikacje, formularze, E-mail, funkcje mobilne, integracje API i intuicyjny interfejs.
  
  
• Zapier – Popularna platforma automatyzacji bez kodu. Zapier pomaga firmom zautomatyzować wszystko, od marketingu po zamówienie i Menedżer ds. relacji z klientami. Łączy Cię z ponad 3,000 SaaS aplikacje.
  
  
• IFTTT – Jest podobny do Zapiera, ale nieco bardziej nastawiony na użytek osobisty i małe firmy. IFTTT oznacza If This then That i jest platformą programistyczną niewymagającą kodu.
  
  
• nintex – Narzędzie do zarządzania przepływem pracy o niskim kodzie. Oferuje zarządzanie procesami i automatyzację dla wielu branż, od bankowości po finansować, energia, produkcja, rząd i tak dalej. Zaczyna się od 955 USD miesięcznie dla nieograniczonej liczby użytkowników.
  
  
• Hubspot – Imponująca i pełna funkcji platforma do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Oferuje wiele funkcji automatyzacji dla wszystkich typów przedsiębiorstw.
  
  
• Flokzu – Platforma do zarządzania przepływem pracy i procesami biznesowymi, wymagająca niewielkiej ilości kodu i oparta na chmurze. Idealny dla firm o złożonej działalności.
  
  
• Przepływ grawitacyjny – To zarządzanie przepływem pracy i automatyzacja wtyczka dla witryn opartych na WordPressie.
  
  
• Python – To jest język programowania Python. Nowoczesny i wszechstronny język komputerowy, który jest dostępny na prawie wszystkich platformach. Jest łatwy do czytania i pisania, a dzięki ogromnej bibliotece pozwala robić wiele niesamowitych rzeczy.

Podsumowanie

Dochodząc do końca tego posta dotyczącego automatyzacji przepływu pracy i zadań, zapoznałeś się z wieloma najlepszymi opcjami i ich ofertą.

Każdy z nas ma inne potrzeby i posiada inny poziom umiejętności. Dlatego nie ma tutaj jednej najlepszej opcji. Raczej od Ciebie zależy, co będzie najskuteczniejsze.