あなたのビジネスを自動化する方法

退屈で反復的な作業にうんざりしていて、ビジネスを自動化して時間を節約する方法を探していますか? ここにあなたが知る必要があるすべてがあります。

ワークフローの自動化は、ビジネスを成長させる上で非常に役立つ要素になる可能性があります。 人間の労働者を置き換えることはできないかもしれませんが、自動化を導入することで常に効率を高めることができます。

ビジネスで自動化できるタスクはたくさんあり、それを行う方法もたくさんあります。 現在、多くの業界固有のソフトウェアに独自の自動化機能が含まれていますが、業界やプラットフォームを超えて機能するソフトウェアもあります。

これはあなたのビジネスとあなたが達成しようとしていることに依存するので、あなたがどちらの方法を選ぶかはあなた次第です。 この投稿は、主題の広い視野を提供し、ビジネスを次のレベルに引き上げることができる洞察に光を当てます。

コンピューターはオートマターです

はい。 ほとんどの人は、コンピューターをWebを閲覧したり、ソーシャルメディアで対話したりできるすばらしいデバイスと見なしていますが、コンピューターが機能するように設計されていることを認識している人はほとんどいません。

コンピューターアプリは、変化した条件をチェックしながら同じことを何度も繰り返す命令です。 それらは、計算や描画などの人間の行動をエミュレートすることによって外界で動作しますが、それをはるかに高速に実行します。

ここでのポイントは、すべてのコンピューター、スマートフォン、またはWebサーバーを、タスクの監視および完了マシンとして表示した場合です。 そうすれば、彼らの力をより有効に活用して生産性を高めることができます。

ワークフローとプロセスの自動化

知っておく必要のある小さな違いがあります。 これが、ワークフローの自動化とビジネスプロセスの自動化の違いです。

ワークフローとは、タスクを完了するために実行する必要のあるステップを指します。 これは、ある労働者から別の労働者に行き、チームメンバーによってチェックされ、次に監督者によって署名されることを意味する場合があります。 等々。 多くの場合、ワークフローは単純であり、人とドキュメント間の相互作用を伴います。

一方、ビジネスプロセスには、より複雑で相互に関連するタスクが含まれます。 また、多くのワークフローのワークフローと見なすこともできます。 ビジネス全体の成功を保証するために連携して機能する、相互に関連するさまざまなタスクの調整。

これは、両方の用語の短い表形式の比較です。 この投稿はワークフローの自動化に焦点を当てていることに注意してください。

シミュレーションプロセス管理ビジネスプロセスの自動化
仕事を成し遂げるためにXNUMXつ以上のタスクを管理しますジョブを実行するXNUMXつまたは複数のワークフローを管理します
作業効率を重視システム全体の調整に焦点を当てる
人間と機械の相互作用を伴う可能性がありますより抽象的な組織概念を含む
複雑さが軽減され、実装が高速化より複雑でスケーラブル
人とドキュメントを整理するのに最適システム、イニシアチブ、人を管理するのに最適

ワークフロー自動化の利点

ご想像のとおり、ワークフローの自動化から得られる多くの利点があります。 そして、それらは最終的にあなたの正確なビジネスとあなたが行うタスクに依存しますが、ここに期待される普遍的な利点のリストがあります。

  • 時間の節約 –これは明らかです。 平均的なサラリーマンに年間30日以上かかる日常的で反復的なタスクをすべて自動化すると、時間を節約できます。 次に、この節約された時間を、ビジネスを後押しするためのより生産的な取り組みに投資できます。

  • 透明性 –ワークフローを適切に分析して自動化するには、ある程度の規律が必要です。 これにより、ビジネスがタスクを処理する方法で秩序が生まれます。 プロジェクトの進行状況を簡単に確認し、見積もりを行うことができます。

  • 効率と成長の促進 –作業の一部を自動化すると、より少ない人的入力でより多くの作業を実行できるため、全体的な効率が向上します。 このブーストは生産性の向上につながり、それがビジネスの成長と利益の増加につながります。

  • コスト削減 –人件費の削減は賃金の削減も意味し、これは運用コストの削減につながります。 この利点は、累積的な節約がかなりの額になる可能性がある大企業で特に顕著です。 ただし、自動化は一般的に人件費を削減するものであり、人件費を削減するものではないことに注意してください。

  • ミスが少ない –これは、一部の業界における主要な自動化のメリットのXNUMXつです。 人間はエラーが発生しやすいので、無限の量のデータを入力しなければならない人は、時々間違いを犯してしまうでしょう。 機械はそのような間違いをしません。 また、問題が発生した場合でも、修正は長続きします。

  • スケーラビリティ –スケーラブルなビジネスを選択し、それを可能な限り自動化することが、ほとんどのインターネットミリオネアのサクセスストーリーの背後にある主な理由です。 適切に構造化され自動化された反復タスクが完了したら、ビジネスでより多くのお金を稼ぐために必要なのは、単にボリュームを上げることだけです。

ワークフロー自動化の欠点

ビジネスのワークフローを自動化することの主な欠点は、初期投資です。 これは企業ごとに異なりますが、この投資は、自動化プロセスを学習するために必要な時間、それを購入するために費やしたお金、およびその他のコストで構成されます。

ただし、多くの企業が自動化で経験する成功は、ほとんどの投資がそれに見合う価値があることを示しています。

自動化する理想的なタスク

すべてのタスクやビジネスが自動化に役立つわけではありません。 他のものより簡単なものもあります。 したがって、最初に確認して、実行できることと実行できないことを確認するのはあなた次第です。 それでもほとんどの場合、必要なのはワークフローをより管理しやすいタスクに単純化し、その自動化を単純化することです。

いずれにせよ、次の種類のタスクは、さまざまな企業によってさまざまな方法で自動化されています。 そしてこれは、あなたも同様のものを自動化することに成功するはずだということを意味します。

  • データ収集 –コンピューターは過去数十年で非常に優れたものになり、数字や文字を含むほとんどの作業を簡単に自動化できます。 これは特にデジタル化されたアルファベットに当てはまりますが、光学式文字認識(OCR)技術はそれほど遅れていません。 あなたがそれを見て読むことができれば、あなたのコンピュータも適切なアプリケーションを使って読むことができます。

  • 大量のタスク –コンピューターは高速で、疲れません。 やるべきことがたくさんあるときは、最初に少し時間をかけて自動化し、後で時間を節約するのが最善の場合がよくあります。

  • 複数の入力が必要 –タスクが手から手へ、またはデスクからデスクへと渡される必要がある場合、単一のボトルネックがワークフロー全体を混乱させる可能性があります。 しかし、可能な限り自動化することで、混乱を減らすことができます。

  • 面倒な作業 –いくつかのタスクは地獄のように退屈で、ほとんど満足をもたらしません。 だから、あなたがそれらを自動化することができれば、それなら素晴らしいです!
  • 時間に敏感なタスク –あなたとあなたのチームメンバーは、あなたのすべてのビジネスニーズに対応するために常にそこにいるとは限りません。 そしてこれは、時間に敏感なタスクの期限を逃すことがよくあることを意味します。 ただし、このようなタスクの一部またはほとんどを自動化すると、問題が解決するはずです。

  • 反復的なタスク –いくつかのタスクはばかげて繰り返され、「これを続けなければならないのか」と尋ねられます。 そこでは自動化が最善の答えです。

  • エラーの余地のないタスク –それでもエラーが発生しやすいですが、コンピューターは間違いを犯しません。 したがって、エラー検出機能を備えた適切に構成された自動システムは、常に精度レベルで手動システムを上回ります。

  • 人事 –オンボーディングから更新、会社のニュース、タイムトラッキング、従業員の休日、病気や休暇の管理まで。 人的資源管理を自動化することは、どんなビジネスにとっても不思議に働く可能性があります。

  • 会計 –会計を自動化することにより、間違いや不必要な頭痛を避けます。

  • セールス&マーケティング –人気のあるものがたくさんあります マーケティングおよびCRMプラットフォーム 自動化を提供します。 そして、これは効率と利益を高めることが証明されています。

  • プロジェクト マネジメント - たくさんの プロジェクト管理プラットフォーム また、自動化して時間を節約することもできます。

自動化ツールの種類

そこにあるワークフロー自動化ツールには、コード化、ローコード、コードなしの3種類があります。 それぞれを詳しく見てみましょう。

  1. コード化された自動化ツール –これらは、必要なタスクを実行するためのコンピューターコードを作成する必要があるツールです。 完璧な例はLinuxシェルです。

  2. ローコード自動化ツール –ローコードツールは基本的にコーディングなしで機能します。 ただし、多くの場合、変更を加えたり、数行のコードを入力したりする必要があるため、コーディング方法を知る必要があります。 Salesforceプラットフォームは良い例です。

  3. コード自動化ツールなし –ほぼすべての人がこれらのツールを使用できます。 プログラミング言語を知っている必要はありません。 多くは、効率のために美しくよく考えられたユーザーインターフェースを備えています。

トップ自動化ソフトウェアと方法

あなたのビジネスを自動化するための多くの方法とツールがあります。 それらは異なった働きをし、さまざまな前提条件を持っており、リストはほぼ無限です。 ただし、ここに知っておくべきトップネームがあります。

  • スマートシート –名前がすべてを物語っています。 さまざまなタイプの入力フィールドを提供する、ノーコードでスプレッドシートのようなアプリケーション。 また、自動化することでチームがより速く作業できるようになります。

  • クロン – Linux&*nixジョブスケジューラ。 これにより、分から月、さらには年に設定された間隔で実行するジョブを設定できます。 ここでのジョブは、実行可能な任意のコンピューターコードにすることができます。

  • シェルスクリプト – Linuxシェルまたは任意のOSでコマンドラインスクリプトを記述できるようにするには、コンピュータープログラミングの知識が必要です。 しかし、できれば、ほとんどのWebサーバーにはシェルがあるため、自動化できないものはほとんどありません。

  • 統合する –あらゆる規模の企業にワークフロー自動化ソリューションを提供します。 これは、事前に構築されたアプリ、フォーム、電子メール、モバイル機能、API統合、および直感的なインターフェイスを備えたローコードプラットフォームです。

  • Zapier –人気のあるノーコード自動化プラットフォーム。 Zapierは、企業がマーケティングから注文および顧客関係管理まですべてを自動化するのに役立ちます。 3,000を超えるSaaSアプリに接続します。

  • IFTTT – Zapierに似ていますが、個人および中小企業での使用に少し重点を置いています。 IFTTTはIfThisThen Thatの略で、ノーコード開発プラットフォームです。

  • ニンテックス –ローコードワークフロー管理ツール。 銀行から金融、エネルギー、製造、政府など、多くの業界向けのプロセス管理と自動化を備えています。 無制限のユーザーの場合、月額955ドルからです。

  • Hubspot –印象的で機能満載の顧客関係管理(CRM)プラットフォーム。 あらゆるタイプのビジネスに多くの自動化機能を提供します。

  • フロックズ –ローコードおよびクラウドベースのワークフローおよびビジネスプロセス管理プラットフォーム。 複雑な業務を行う企業に最適です。

  • 重力の流れ –これはWordPressサイト用のワークフロー管理および自動化プラグインです。

  • Python –これはPythonプログラミング言語です。 ほぼすべてのプラットフォームで利用できる、最新で用途の広いコンピューター言語。 読み取りと書き込みが簡単で、その膨大なライブラリを使用して多くのすばらしいことを実行できます。

まとめ

このワークフローとタスクの自動化の投稿の終わりに来ると、そこにある多くのトップオプションとそれらが提供するものを見てきました。

私たちは皆、さまざまなニーズを持ち、さまざまなスキルレベルを持っています。 したがって、ここに最適なオプションはXNUMXつではありません。 むしろ、何が最も効果的かを見つけるのはあなた次第です。

Nnamdi Okeke

ンナムディ・オケケ

Nnamdi Okekeは、さまざまな本を読むのが大好きなコンピューター愛好家です。 彼はWindows/MacよりもLinuxを好み、使用しています。
当初からのUbuntu。 ツイッターで彼を捕まえることができます ボンゴトラックス

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