Aumento della produttività: scatenare il principio 80/20 nella tua azienda

Circa l'1% delle tue risorse potrebbe fornire la maggior parte dei tuoi ritorni aziendali. Questo post ti mostra come scoprire e aumentare quell'1% con il principio 80/20.

La vita non è equilibrata: alcune cose sono più consequenziali di altre. Applicato agli affari, significa che una minoranza dei tuoi sforzi porta la maggior parte dei tuoi proventi.

Vilfredo Pareto scoprì oltre 100 anni fa che relativamente poche persone detenevano la maggioranza della ricchezza e quella fu la nascita del principio di Pareto, noto anche come principio 80/20.

Il principio di Pareto è universale: funziona ovunque e influisce su tutto. Funziona sulla produttività e sui profitti aziendali, oltre che sui mercati e sui clienti. Questo post ti mostra come farlo funzionare per la tua azienda.

Comprensione del principio di Pareto o principio 80/20

Se sei come la maggior parte delle persone, dedicherai la stessa quantità di tempo e impegno alle diverse attività che devi eseguire per mantenere in funzione la tua attività. Il principio di Pareto ti dice semplicemente che un tale approccio è sbagliato perché la maggior parte di quei compiti a cui dedichi del tempo contribuiscono molto poco ai tuoi profitti.

Il segreto per scatenare il principio 80/20 nella tua azienda con aumenti di produttività è comprendere la legge della distribuzione ineguale: ci sono pochi fattori vitali e molti fattori banali in gioco in ogni situazione.

Diventando consapevoli di questa legge e cercando questi fattori nella tua attività, scoprirai sicuramente modelli unici che sono la chiave del tuo aumento di produttività. Tutto quello che devi sapere è cosa o dove concentrare le tue attività e il principio del minimo sforzo farà il resto per te.

Variazioni del principio

Il principio 80/20 o di Pareto non è una funzione matematica fissa. Piuttosto, è una regola empirica di fenomeni e avvenimenti naturali, che spiega la frase i pochi vitali e i molti banali. 

In termini più semplici, i pochi vitali sono la minoranza che detiene importanza in ogni caso, mentre i molti banali sono la maggioranza che non conta. In altre parole, il principio 80/20 non deve sempre essere 20% e 80% di relazioni. Potrebbe anche essere il 10% e il 90%, il 30% e il 70% o altre relazioni non equilibrate fino allo 0.3% e al 99%.

Troverai questa relazione naturale ovunque, dagli affari allo sport, all'economia, ai social media, alla risoluzione dei problemi, all'ingegneria del software e alle vendite. 

Alcuni esempi di vita reale

Una minoranza di bug potrebbe causare la maggior parte degli arresti anomali in un programma software. Alcuni clienti potrebbero occupare la maggior parte del tempo del servizio clienti. La maggior parte degli utenti potrebbe utilizzare solo meno del 40% delle funzionalità della tua app o il 70% delle tue vendite proverrà dal 31% dei tuoi clienti.

La realtà dell'80/20 è universale, versatile e ovunque. Ecco un elenco di eventi comuni della legge di Pareto nella vita reale in diversi settori.

  • Nella finanza, il 20% più ricco della popolazione detiene spesso circa l'80% della ricchezza.
  • Una minoranza dei prodotti di un'azienda produrrà l'80% delle sue vendite.
  • Nel trading, i mercati si trovano in un intervallo per la maggior parte del tempo e fanno movimenti bruschi solo una minoranza delle volte.
  • Una CPU esegue solo circa il 20% del codice di un'app software l'80% delle volte.
  • Circa l'80% dei reclami del servizio clienti ha origine da poche cause.
  • Il 20% dei criminali commette la maggior parte dei reati.
  • La maggior parte dell'inquinamento è causata da poche fabbriche.
  • Circa l'80% della qualità del sonno si verifica durante circa il 20% del sonno.
  • Alcuni dei tuoi dipendenti sono responsabili della maggior parte delle vendite dell'azienda.
  • Il 20% dei parassiti può causare la maggior parte dei danni alle colture.
  • Circa il 20% del tuo portafoglio di investimenti produrrà la maggior parte dei tuoi guadagni.
  • La maggior parte degli sforamenti di budget è causata da poche spese.
  • La maggior parte dei profitti in qualsiasi settore è guadagnata da poche aziende.
  • Una piccola parte dei post sui social media genera la maggior parte delle condivisioni e dei Mi piace.
  • La maggior parte dei mercati è rifornita da pochi fornitori.
  • Circa l'80% degli utenti interagisce con il 20% dell'interfaccia utente di un'applicazione.
  • Una piccola parte del tuo tappeto è quella più usurata.
  • Solo alcuni dei tuoi pensieri porteranno a idee di successo.
  • Circa il 20% delle città ha l'80% della popolazione.
  • Una piccola percentuale di bevitori consuma la maggior parte dell'alcool.
  • Utilizzi solo circa il 20% delle tue conoscenze l'80% delle volte.

Vantaggi dell'abbraccio del principio 80/20

Abbracciare il principio 80/20 o Pareto e i suoi metodi può portare numerosi vantaggi alla tua attività e eccone alcuni.

  1. Maggiore efficienza: Il principio 80/20 può aiutarti a ottenere di più con meno sforzo perché ti insegna a concentrarti su ciò che è importante e, quindi, a massimizzare la tua efficienza.
  2. Maggiore redditività: Sapere su quali attività o clienti concentrarsi aumenterà la tua redditività e aprirà la tua attività a nuove strade di crescita.
  3. Migliore gestione del tempo: Impegnarsi principalmente nelle attività o nelle aree vitali di un progetto aiuta te e il tuo team a fare di più in meno tempo e quindi offre più tempo per altro lavoro o tempo libero.
  4. Ottimizzazione delle risorse: Abbracciare il principio 80/20 consentirà alla tua azienda di ottimizzare le risorse concentrandosi principalmente su ciò che conta. Ciò ridurrà i costi, ridurrà le spese generali, semplificherà i flussi di lavoro e molto altro ancora.

Grafici e diagrammi di Pareto

I grafici o diagrammi di Pareto sono aiuti visivi che possono aiutare te o il tuo team a vedere la relazione tra cause ed effetti in qualsiasi situazione. La caratteristica importante qui è la percentuale cumulativa delle cause. Stai cercando i pochi elementi che cumulativamente costituiscono circa l'80% del totale in modo da sapere dove concentrare i tuoi sforzi.

Di seguito sono riportati due esempi di grafici di Pareto:

Pareto chart of product categories

Imm. 1. Grafico di Pareto delle categorie di prodotti

Pareto chart of customer groups

Imm. 2. Diagramma di Pareto dei gruppi di clienti

Come puoi vedere dalle illustrazioni, le scarpe da donna, le infradito e le scarpe da uomo costituiscono quasi l'80% del volume di vendita di questa impresa teorica. I clienti di tipo A, B e C portano ugualmente la maggioranza (78%) dei profitti, mentre i clienti di tipo G e H subiscono perdite, costando all'azienda circa il 2% dei profitti.

Questa è una situazione tipica nella maggior parte delle analisi 80/20. L'obiettivo naturale qui sarebbe quello di massimizzare le attuali campagne di marketing dell'azienda per scarpe da donna, infradito e scarpe da uomo, mentre si conducono ulteriori ricerche su scarpe da ragazzo, scarpe da ragazza e scarpe da bambino per ideare una migliore strategia di marketing.

Allo stesso tempo, l'azienda dedicherà più tempo al servizio dei clienti di tipo A, B e C, riducendo al contempo i livelli di servizio per i tipi E ed F e considerando seriamente di licenziare i tipi G e F.

Sì, puoi licenziare un cliente o semplicemente aumentare le tue commissioni abbastanza da consentire a questo gruppo di clienti di rendere redditizie le tue transazioni o di inviarli alla ricerca di un affare più economico.

Come cambiare la tua attività in modo 80/20

Cambiare la tua attività in modo 80/20 richiede che tu conduca un'analisi 80/20 delle tue risorse aziendali per ottenere informazioni sufficienti per apportare un cambiamento. Desideri il maggior numero di dati dettagliati possibile, quindi puoi creare un diagramma di Pareto per ciascuno dei tuoi gruppi di risorse aziendali.

Ogni azienda è unica e avrà diversi tipi di risorse che ne costituiscono le fondamenta. Quindi, di seguito è riportato un elenco di tipi di risorse comuni e come ottenere le informazioni necessarie per apportare modifiche.

Risorse aziendali da ottimizzare

  • Processi: Un processo è l'esatto insieme di passaggi necessari per creare valore in un'azienda. Potrebbe essere fare telefonate, creare una campagna pubblicitaria, sviluppare un nuovo prodotto, fare brainstorming, produrre prodotti, tenere discorsi, presentazioni e molto altro. Vuoi raccogliere quante più informazioni possibile da ciascuna delle fasi del tuo processo.
  • Clienti: alcune aziende sono incentrate sul cliente, mentre altre no. Quindi, se la tua attività si basa su clienti paganti, devi raccogliere quante più informazioni possibili su ognuno di loro.
  • Prodotti: qui puoi concentrarti sul volume delle vendite, sulla redditività, sulle funzionalità, sulle entrate ricorrenti mensili, sul coinvolgimento dei clienti e su qualsiasi altra metrica che possa darti informazioni più approfondite sui tuoi prodotti.
  • Servizi: Le aziende del settore dei servizi possono ugualmente avvalersi del principio 80/20 segmentando i propri clienti in base a diversi dati demografici. Stai cercando di separare i tuoi clienti di alto valore o di maggior valore dal resto per personalizzare i tuoi servizi per loro. Questo è tipico di Freemium offre.
  • Responsabile Campagne: tenere traccia delle tue campagne di marketing e dei loro risultati può anche fornire dati sufficienti per aiutarti a ottenere informazioni dettagliate sull'ottimizzazione.
  • Orari: Se riesci a raccogliere dati su come utilizzi il tuo tempo al lavoro, puoi ugualmente applicare i principi 80/20 per ottimizzare la tua produttività. Una soluzione è utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo come Toggl.
  • Altri strumenti: In realtà, puoi utilizzare il principio 80/20 per ottimizzare quasi tutto ciò su cui puoi raccogliere dati e questo include tutti i tipi di strumenti e applicazioni aziendali.

Procedura di Ottimizzazione 80/20

Ora che hai i dati necessari per gli asset aziendali che desideri ottimizzare, ecco i prossimi passi da seguire.

  1. Identifica i pochi vitali: utilizza i dati raccolti per creare una tabella o un grafico di Pareto. Quindi, identifica i pochi input vitali che costituiscono circa l'80% dell'output.
  2. Concentra le tue attività sui pochi vitali: Cerca di potenziare le tue attività commerciali con i pochi vitali. Che si tratti di campagne, design, creazione di prodotti o servizi. Cerca di espandere la tua attività solo in queste aree vitali.
  3. Eliminare o delegare i banali molti: Puoi scegliere di delegare le attività associate a molte banali o eliminare quelle più banali che hanno il minimo impatto sulla tua attività.
  4. Risciacquare e ripetere: Ricorda che l'80/20 è una legge universale. Quindi, dopo aver identificato il 20% più importante dei tuoi input, puoi identificare ulteriormente il 20% più importante del 20% iniziale. In altre parole, il tuo 4% più importante o giù di lì.

Diversi settori e applicazioni di Pareto

Il principio di Pareto o 80/20 è universale. Ciò significa che puoi applicarlo facilmente a qualsiasi tipo di attività per aumentare la produttività e i profitti, una volta che avrai imparato l'arte di identificare le caratteristiche necessarie su cui concentrarti in quel settore. Ecco una rapida carrellata.

  • Retail : identifica i prodotti o le categorie di prodotti più venduti. Segmenta i clienti e ottimizza lo spazio sugli scaffali.
  • Basato sul servizio: segmenta i tuoi clienti e fornisci più servizi alla tua fascia demografica di alto valore.
  • Produzione: Semplifica le operazioni con l'analisi e l'ottimizzazione 80/20 per implementare concetti di produzione snella, ottimizzare la catena del valore e ridurre i costi complessivi.
  • Sviluppo Software: identificare e implementare le funzionalità più critiche che i clienti apprezzano in un'applicazione. Questo ti aiuta a soddisfare le esigenze della maggior parte degli utenti. Allo stesso modo, concentrati prima sulla risoluzione dei bug più importanti.
  • E-commerce: Ottimizza il design del sito web, l'inserimento di prodotti e le campagne per promozioni più mirate e un'esperienza cliente più personalizzata.
  • Gestione dei progetti: dai la priorità alle tue attività più critiche per dare il via ai tuoi progetti. Affronta le attività di maggiore impatto per completare rapidamente il 20% delle attività che detengono l'80% del valore di un progetto.
  • Basato su abbonamento: identifica gli abbonati di alto valore che generano le maggiori entrate per te, quindi adatta loro servizi migliori, costruisci relazioni migliori e migliora la fidelizzazione dei clienti.
  • Marketing e pubblicità: identificare e concentrare gli sforzi dell'organizzazione sulle attività di marketing e pubblicità più cruciali.
  • Ricerca: i modelli di intelligenza artificiale apprendono funzionalità importanti e non essenziali in qualsiasi applicazione attraverso milioni di tentativi ed errori. Un approccio 80/20 in qualsiasi campo di ricerca, d'altra parte, renderà più facile e veloce il raggiungimento di scoperte ricercando specificamente fattori importanti.
  • Investire: Impara a cercare i fattori di successo più importanti prima di investire in un'impresa. IL Principio stellare by Riccardo Koch rende semplice questo processo.

Domande frequenti

Ecco le domande frequenti sul principio 80/20 e sull'aumento della produttività.

Il principio 80/20 è una legge fissa?

Sì e no. Sì, è fisso nel senso che la natura è squilibrata e quindi avrai sempre pochi vitali e molti banali. No, invece, non è fisso perché il rapporto 80/20 non regge sempre. Potrebbe essere 70/30, 90/10, 60/40 o qualsiasi altra cosa.

Posso applicare il principio 80/20 alla mia vita personale?

Sì, dal trovare l'amore all'essere più felici, diventare ricchi, godersi la vita e realizzare i propri sogni, la capacità di scoprire e concentrarsi su ciò che conta veramente nella propria vita può essere un'esperienza straordinaria e gratificante.

Il principio 80/20 è applicabile nel processo decisionale?

Sì. Una volta diventato un analista e un pensatore 80/20, ti ritroverai a prendere decisioni migliori con meno sforzo perché hai imparato a individuare e concentrarti sui pochi problemi vitali mentre depriorizzi o scarti i molti problemi banali.

Come posso identificare i fattori 80/20 in qualsiasi situazione?

Tutto ciò di cui hai bisogno sono i dati. Studiando le informazioni provenienti da qualsiasi settore, è possibile identificare tendenze e modelli che renderanno più semplice condurre un'analisi 80/20. Questi includono record di vendita, informazioni sui clienti, registri delle attività e così via.

Conclusione

Completando questa guida rapida su come scatenare il principio di Pareto o 80/20 e su come può dare alla tua azienda l'aumento di produttività di cui ha bisogno per maggiori profitti, devi capire che abbiamo appena scalfito la superficie di questa verità universale.

Per saperne di più sulla legge di Pareto e su come può cambiare la tua vita e il tuo lavoro, prendi in considerazione l'idea di procurartene Riccardo Kochil classico senza tempo di “Il principio 80/20".
Ha anche coniato il termine Principio 80/20.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke è un appassionato di computer che ama leggere una vasta gamma di libri. Ha una preferenza per Linux su Windows/Mac e lo sta usando
Ubuntu sin dai suoi primi giorni. Puoi beccarlo su Twitter tramite bongotrax

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