Automazione robotica dei processi per le piccole imprese

L’automazione dei processi robotici non riguarda solo le grandi imprese. Le piccole imprese può ugualmente trarre vantaggio dai suoi numerosi vantaggi adottando le misure giuste.

Dal completamento di attività ripetitive alla gestione di processi laboriosi o dispendiosi in termini di tempo, non c'è limite a ciò che l'RPA può fare per un'organizzazione. Come bonus, consente anche ai dipendenti di impegnarsi di più produttivo lavoro.
Il mercato dell'automazione dei processi robotici è stato apprezzato $ 2.3 miliardi nel 2022 e si prevede che crescerà a un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 39% fino a raggiungere oltre 30 miliardi di dollari entro il 2030. Questo post mostra come l'RPA può essere utile alla tua azienda.

Come funziona l'RPA?

L'RPA o automazione dei processi robotici è un approccio basato su software che consente a un individuo o a un'organizzazione di completare attività ad alto volume e spesso banali utilizzando una combinazione di visione artificiale, apprendimento automatico e altre tecnologie di automazione.

L'utente umano deve prima installare il robot su un computer e poi mostrargli come eseguire compiti specifici. Il robot è quindi in grado di riprodurre le mosse dell'utente una volta attivato un evento specifico. Tali eventi possono essere la ricezione di un email, la pressione di un pulsante e così via. Le attività specifiche possono variare dal trasferimento di file a inserimento dati, avviare un'applicazione, navigare sul Web e così via.

In altre parole, i sistemi RPA sono robot virtuali in grado di completare vari compiti solitamente svolti dagli esseri umani e che richiedono più passaggi o applicazioni. Possono farlo seguendo azioni basate su regole e senza l’intervento umano.

I vantaggi dell'RPA

L’RPA apporta un vantaggio competitivo alle piccole imprese perché offre vantaggi che altrimenti sarebbero disponibili solo alle grandi aziende con budget enormi. I principali vantaggi sono i seguenti.

Incremento della produttività: I robot lavorano instancabilmente XNUMX ore su XNUMX, senza fare pause o stancarsi. Possono inoltre eseguire la maggior parte delle attività più velocemente di quanto possa fare qualsiasi essere umano e ciò significa che un singolo robot può svolgere il lavoro di molte persone in una frazione del tempo, portando a maggiori risultati complessivi dall'azienda.
Precisione migliorata: La riduzione degli errori è un altro buon motivo per implementare l’automazione dei processi robotici perché i robot non commettono errori come fanno gli esseri umani. Il risultato è una qualità più elevata dei risultati aziendali.
Risparmi sui costi: Un buon software RPA farà risparmiare denaro alla tua azienda riducendo i costi di completamento delle attività ripetitive al di sotto dei livelli dei lavoratori umani. Automatizzando il maggior numero possibile di processi ripetitivi, puoi persino eliminare la necessità di personale aggiuntivo, aumentando la tua produttività. Alla fine, l’azienda ottiene più profitti pagando di meno per uno stesso o più lavoro.
Conformità migliorata: I processi di lavoro che implicano il rispetto di più normative, protocolli o leggi otterranno risultati migliori con l'automazione dei processi robotici.
Scalabilità più semplice: Una volta automatizzato un processo, la sua scalabilità diventa più semplice ed economicamente vantaggiosa. Il trucco sta nell’identificare e mappare innanzitutto i processi della tua organizzazione che possono essere rapidamente automatizzati.
Analisi migliori: I robot tengono registrazioni migliori degli esseri umani, quindi è più facile vedere come hanno lavorato in un dato periodo di tempo.
Servizio clienti avanzato: L'automazione robotica dei processi può aiutare a risolvere i problemi del servizio clienti in modo rapido ed efficace, migliorando così la fidelizzazione dei clienti e riducendo il tasso di abbandono.

Tipi di aziende che possono trarre vantaggio dall'RPA

Quasi ogni tipo e dimensione di azienda può trarre vantaggio dall’automazione dei processi robotici. Piccole e medie imprese in finanziare, contabilità, settore immobiliare, servizi medici, vendita al dettaglio, telecomunicazioni, produzione e molti altri ancora possono trarre vantaggio dall'automazione delle proprie operazioni.

L’unico requisito qui è che l’azienda abbia attività ripetitive facilmente identificabili e accessibili all’automazione. Inoltre, avere più compiti ripetitivi rende l’azienda più adatta all’RPA.

Casi d'uso RPA più diffusi

Ci sono tanti processi in un'organizzazione che possono essere automatizzati utilizzando l'RPA. Questo fatto è evidente nelle varie organizzazioni che hanno già raggiunto un certo livello di automazione dei processi. Possono essere suddivisi in diversi dipartimenti o settori come segue.

Data Entry: Uno dei migliori vantaggi dell'RPA con immissione dei dati è la convalida dei dati, che include diverse regole che rendono impossibile l'inserimento di informazioni errate in casi critici.
calcoli: Molte attività richiedono calcoli, dal semplice peso dei pacchi a processi più complessi come il calcolo di profitti e perdite, il calcolo delle fatture, l'elaborazione dei benefici e così via. L'RPA lo fa posti di lavoro senza sforzo e preciso.
Tenuta del registro: Dalla registrazione delle transazioni al salvataggio di dati o documenti importanti necessari per l'azienda, all'aggiornamento del CRMed eseguendo backup automatici, RPA può far risparmiare al tuo team molto lavoro e denaro.
Sales & Marketing: La maggior parte delle organizzazioni di vendita e marketing ha adottato l'automazione per la posta elettronica e la fatturazione, ma ci sono ancora molte piccole imprese che continuano a seguire il percorso manuale.
Finanza e banche: Dalla migrazione dei dati tra applicazioni a prestito elaborazione dei sinistri, backup delle ricevute, gestione dei conti dei clienti, convalida dei dati e rilevamento delle frodi, il settore bancario sarebbe in un grande caos senza l'automazione.
Servizio clienti: Inclusi aggiornamenti delle informazioni sui clienti per la pianificazione degli appuntamenti, messaggi di follow-up, ticketing e assistenza dell'assistenza clienti.
Al dettaglio: puoi estrarre informazioni sui prodotti dai siti Web e aggiornare i tuoi sistemi con essi, importare e-mail di vendita, aggiornare il tuo inventario e così via.
Telecomunicazioni: L'RPA può aiutare le aziende a eseguire il backup dei dati dei clienti, estrarre informazioni rilevanti ed elaborare le fatture dei clienti.
Sistema Sanitario: elaborazione dei dati dei pazienti, elaborazione delle fatture mediche, archiviazione dei dati dei pazienti, elaborazione delle assicurazioni e così via.
HR: Dall'elaborazione delle buste paga all'onboarding dei dipendenti e molte altre attività.
Ospitalità: Prenotazioni e gestione delle prenotazioni, feedback dei clienti e sondaggi, elaborazione dei pagamenti, richieste di servizio e altro ancora.

Gli svantaggi dell'RPA

Oltre ai suoi numerosi vantaggi, l’automazione dei processi robotici presenta anche i suoi svantaggi/sfide. Ecco quelli principali da tenere a mente.

Costo iniziale: L'implementazione iniziale di una strategia RPA può essere costosa, poiché include il costo del software RPA, della formazione, dell'infrastruttura e dei costi di integrazione. La sua fattibilità, quindi, dipende dal budget dell'azienda e dalle dimensioni delle operazioni.
Complessità di implementazione: L'integrazione del sistema nei sistemi IT e nei flussi di lavoro esistenti può essere un'operazione complessa e dispendiosa in termini di tempo. Inoltre, il suo successo dipende dai dipendenti e da quanto sono cooperativi e di mentalità aperta.
Limiti cognitivi: L’automazione dei processi robotici si basa fondamentalmente su regole rigide e definite, il che significa che spesso avranno problemi con compiti che richiedono creatività umana o processo decisionale. Renderli più flessibili, d’altro canto, apre la possibilità di errori imprevedibili. AI l’integrazione aiuterà, ma ha anche i suoi limiti.

Come applicare l'RPA nella tua azienda

L’applicazione dell’automazione dei processi robotici alla maggior parte delle piccole imprese può aiutare a semplificare le loro operazioni creando un’organizzazione meglio strutturata che alla fine dovrebbe vedere un aumento dell’efficienza. Ecco una guida passo passo per raggiungere questo obiettivo.

Passaggio 1: valutare le opportunità di automazione

Il primo passo è guardarsi intorno nella tua organizzazione per cercare di trovare le aree migliori per l'automazione dei processi. Stai cercando attività ripetitive basate su regole e che possano essere automatizzate. Scoprine più che puoi. Parla con i tuoi lavoratori per avere informazioni.

Passaggio 2: determinare i vantaggi aziendali

Successivamente, devi considerare i vantaggi aziendali derivanti dall'automazione di ciascuno dei processi selezionati. Quanto è complesso ciascun processo e quanto risparmio di manodopera può essere apportato alla tua azienda? Valuta le tue attività di automazione in base al loro potenziale ritorno investimento.

Passaggio 3: scegli il software RPA giusto

Ora è il momento di scegliere lo strumento RPA giusto o di progettarne uno tu stesso se ne hai le competenze. Di seguito è riportato un elenco delle migliori offerte disponibili, comprese quelle a pagamento e open-source varianti.

Passaggio 4: inizia in piccolo

È meglio iniziare con un pilota progetto per testare il terreno e valutare l'impatto dell'RPA nella tua organizzazione su scala ridotta. Ciò limita i rischi e ti fa guadagnare esperienza nell’affrontare progetti più grandi.

Passaggio 5: implementare l'RPA e formare il team

Questo passaggio dipende dal tipo di dipendenti che hai e da quanti sono. Quindi potrebbe essere facile o difficile, a seconda. L'obiettivo è che i tuoi dipendenti capiscano come lavorare a fianco dei bot, come monitorare i loro progressi e intervenire in caso di necessità.

Passaggio 6: osservare e analizzare

Nessun sistema è perfetto: anche le migliori aziende continuano a migliorare. Pertanto, anche se hai implementato un certo livello di automazione robotica nelle tue operazioni aziendali, devi comunque monitorare i flussi di lavoro complessivi e analizzarli di volta in volta per trovare aree di possibile ottimizzazione.

Elenco dei software RPA più diffusi

Esistono molte soluzioni software RPA disponibili in tutte le forme, dalle versioni completamente commerciali a quelle comunitarie e open source. Sta a te trovare ciò che è meglio per la tua piccola impresa. Ecco le migliori opzioni.

Domande frequenti

Di seguito sono riportate alcune domande frequenti sull'automazione dei processi robotici per le piccole imprese.

In cosa differisce l'RPA dall'automazione tradizionale?

L'RPA è più flessibile, poiché considera nomi, numeri, interfaccia utente e così via per decidere l'azione successiva in sequenza.

L'RPA è utile per le mie piccole imprese?

Sì, la RPA può offrire alle piccole imprese un grande vantaggio competitivo sul mercato.

Ho bisogno di competenze di programmazione per implementare la RPA nella mia azienda?

No, la maggior parte degli strumenti RPA sono progettati per i non esperti di tecnologia e sono facili da usare.

L'RPA è sicuro?

Sì, può essere. Un buon software RPA è integrato problemi di funzionalità e se implementi buone misure di protezione dei dati nella tua azienda, allora non dovresti avere problemi.

Può una piccola impresa risparmiare sui costi grazie alla RPA?

Sì, può. Ma questo dipende dal tuo settore e dai processi che desideri automatizzare.

Esistono software RAP gratuiti o open source?

Sì, molti software RPA piacciono UiPath vengono forniti con edizioni community gratuite o versioni di prova. Ad altri piace Robo Corp e TagUI sono progetti open source.

Conclusione

Riepilogando questo post sull'automazione dei processi robotici e i suoi vantaggi per le piccole imprese, puoi vedere che l'automazione non è più un'opzione nel mondo di oggi: o raggiungi o rimani indietro.

Il modo in cui scegli di affrontare questo passaggio, tuttavia, dipende da te. Ma ricorda che ogni azienda è unica e solo coloro che gestiscono lo spettacolo conosceranno i compiti veramente banali per cui sono perfetti automazione.