Come automatizzare il tuo business

Stanco del lavoro noioso e ripetitivo e cerchi modi per automatizzare la tua attività e risparmiare tempo? Ecco tutto quello che devi sapere.

L'automazione dei flussi di lavoro può essere un fattore molto utile per far crescere la tua attività. Potremmo non essere in grado di sostituire i lavoratori umani, ma possiamo sempre aumentare l'efficienza introducendo l'automazione.

Ci sono molte attività che puoi automatizzare in un'azienda e molti modi per farlo. Anche molti software specifici del settore ora includono funzionalità di automazione proprie, ma esistono anche software che funzionano su tutti i settori e le piattaforme.

Qualunque modo tu scelga dipende da te, poiché dipende dalla tua attività e da ciò che stai cercando di ottenere. Questo post ti offre un'ampia visione dell'argomento e fa luce sulle intuizioni che possono portare la tua attività a un livello superiore.

Il computer è un automazione

Sì. Sebbene la maggior parte delle persone veda il computer come un dispositivo straordinario che consente loro di navigare sul Web e interagire sui social media, meno si rendono conto che si tratta di una macchina progettata per funzionare.

Le app per computer sono istruzioni che continuano a fare le stesse cose più e più volte mentre controllano le condizioni modificate. Operano sul mondo esterno emulando il comportamento umano come calcoli e disegni, ma lo fanno molto più velocemente.

Il punto qui è che una volta che vedi ogni computer, smartphone o server web come la macchina di monitoraggio e completamento delle attività che è. Quindi puoi sfruttare meglio il loro potere per aumentare la tua produttività.

Flusso di lavoro e automazione dei processi

C'è una piccola distinzione che devi sapere. E questa è la differenza tra l'automazione del flusso di lavoro e l'automazione dei processi aziendali.

Un flusso di lavoro si riferisce ai passaggi che un'attività deve seguire per essere completata. Questo potrebbe significare passare da un lavoratore all'altro, farsi controllare da un membro del team, quindi firmare da un supervisore. E così via. I flussi di lavoro sono spesso semplici e coinvolgono l'interazione tra persone e documenti.

Un processo aziendale, d'altra parte, comporta compiti più complessi e interconnessi. Può anche essere visto come un flusso di lavoro di molti flussi di lavoro. Il coordinamento di vari compiti interconnessi che lavorano insieme per garantire il successo dell'azienda nel suo insieme.

Ecco un breve confronto tabellare di entrambi i termini. Tieni presente che questo post si concentra sull'automazione del flusso di lavoro.

Automazione dei flussi di lavoroBusiness Process Automation
Gestisce una o più attività per portare a termine un lavoroGestisce uno o flussi di lavoro che portano a termine i lavori
Punta sull'efficienza del lavoroSi concentra sul coordinamento generale del sistema
Può coinvolgere le interazioni tra uomo e macchinaCoinvolge concetti organizzativi più astratti
Meno complesso e più veloce da implementarePiù complesso e scalabile
Ideale per organizzare persone e documentiIdeale per la gestione di sistemi, iniziative, persone

I vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro

Come puoi immaginare, ci sono molti vantaggi che si possono ottenere dall'automazione del flusso di lavoro. E anche se alla fine dipenderanno dalla tua attività e dalle attività che svolgi, ecco un elenco di vantaggi universali da aspettarsi.

  • Risparmio di tempo – Questo è ovvio. Una volta automatizzate tutte quelle attività banali e ripetitive che costano all'impiegato medio più di 30 giorni all'anno, risparmierai tempo. In secondo luogo, puoi quindi investire questo tempo risparmiato in sforzi più produttivi per aumentare l'attività.

  • Trasparenza – Ci vuole un livello di disciplina per analizzare correttamente un flusso di lavoro e automatizzarlo. Questo, a sua volta, crea ordine nel modo in cui la tua azienda gestisce i suoi compiti. Rendere più facile vedere quanto velocemente sta procedendo un progetto e fare stime.

  • Efficienza e crescita – L'automazione di parti del tuo lavoro migliora la tua efficienza complessiva perché puoi svolgere più lavoro con meno input umani. Questa spinta si tradurrà in una maggiore produttività, che a sua volta si traduce in crescita del business e maggiori profitti.

  • Riduzione dei costi – Usare meno lavoro umano significa anche meno salari, il che si traduce in minori costi operativi. Questo vantaggio è particolarmente evidente nelle imprese più grandi, dove i risparmi cumulativi possono ammontare a una somma considerevole. Tieni presente, tuttavia, che l'automazione generalmente riduce i costi di manodopera, non li elimina.

  • Meno errori – Questo è uno dei principali vantaggi dell'automazione in alcuni settori. L'essere umano è soggetto a errori, quindi coloro che devono inserire quantità infinite di dati finiranno per commettere errori di tanto in tanto. Le macchine non commettono questi errori. E anche quando c'è un problema, le correzioni durano più a lungo.

  • Scalabilità – Scegliere un business scalabile e automatizzarlo il più possibile è il motivo principale dietro le storie di successo della maggior parte dei milionari di Internet. Dopo aver strutturato e automatizzato correttamente le attività ripetitive, tutto ciò di cui hai bisogno per guadagnare di più nella tua attività è semplicemente alzare il volume.

Gli svantaggi dell'automazione del flusso di lavoro

Il principale svantaggio dell'automazione del flusso di lavoro della tua azienda è l'investimento iniziale. Sebbene vari da azienda a azienda, questo investimento può consistere nel tempo necessario per apprendere il processo di automazione, nel denaro speso per acquistarlo e in qualsiasi altro costo.

Tuttavia, i successi che molte aziende ottengono dall'automazione dimostrano che la maggior parte degli investimenti ne varrà la pena.

Attività ideali da automatizzare

Non tutte le attività o le attività si prestano all'automazione. Alcuni sono più facili di altri. Quindi, sta a te controllare prima e vedere cosa si può e non si può fare. La maggior parte delle volte, tutto ciò che serve è semplificare il flusso di lavoro in attività più gestibili e semplificarne l'automazione.

Qualunque cosa accada, i seguenti tipi di attività sono stati automatizzati in modi diversi da diverse aziende. E questo significa che anche tu dovresti avere successo nell'automatizzare quelli simili.

  • Raccolta Dati – I computer sono diventati così bravi negli ultimi decenni che la maggior parte del lavoro che coinvolge numeri e lettere può essere facilmente automatizzato. Ciò è particolarmente vero per gli alfabeti digitalizzati, sebbene la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) non sia da meno. Se puoi vederlo e leggerlo, allora lo può fare anche il tuo computer, usando l'applicazione giusta.

  • Compiti ad alto volume – I computer sono veloci e non si stancano. Quando c'è molto lavoro da fare, spesso è meglio dedicare un po' di tempo prima all'automazione e risparmiare tempo in seguito.

  • Ha bisogno di più input – Quando le attività devono passare da una mano all'altra o da una scrivania all'altra, un singolo collo di bottiglia può interrompere l'intero flusso di lavoro. Ma automatizzare il più possibile riduce le interruzioni.

  • Compiti noiosi – Alcuni compiti sono noiosi da morire e portano poche soddisfazioni. Quindi, se puoi automatizzarli, allora fantastico!
  • Compiti sensibili al tempo – Tu e i membri del tuo team potreste non essere sempre presenti per soddisfare tutte le vostre esigenze aziendali. E questo significa che spesso potresti perdere le scadenze per le attività urgenti. L'automazione di alcune o della maggior parte di tali attività, tuttavia, dovrebbe risolvere il problema.

  • Compiti Ripetitivi – Alcuni compiti sono stupidamente ripetitivi e ti chiederanno "devo continuare a farlo?". L'automazione è la risposta migliore.

  • Attività senza spazio per errori – Sebbene siano ancora soggetti a errori, i computer non commettono errori. Quindi, un sistema automatizzato correttamente configurato con rilevamento degli errori batterà sempre i sistemi manuali nei livelli di precisione.

  • Risorse umane – Dall'onboarding agli aggiornamenti, alle notizie aziendali, al monitoraggio del tempo, alle ferie dei dipendenti, all'amministrazione di malattie e congedi. L'automazione della gestione delle risorse umane può fare miracoli per qualsiasi azienda.

  • Contabilità – Evita errori e inutili grattacapi automatizzando la tua contabilità.

  • Sales & Marketing – Ci sono molti popolari piattaforme di marketing e CRM che offrono automazione. E questo ha dimostrato di aumentare l'efficienza e i profitti.

  • Gestione dei progetti - Molti piattaforme di gestione dei progetti ti consente anche di automatizzare e risparmiare tempo.

Tipi di strumenti di automazione

Ci sono 3 tipi di strumenti di automazione del flusso di lavoro che troverai lì: codificato, codice basso e nessun codice. Ecco uno sguardo più da vicino a ciascuno.

  1. Strumenti di automazione codificati – Questi sono strumenti che richiedono la scrittura del codice del computer per eseguire le attività necessarie. Un esempio perfetto è la Linux Shell.

  2. Strumenti di automazione del codice basso – Gli strumenti low-code funzionano essenzialmente senza codifica. Ma devi ancora sapere come codificare, perché spesso dovrai apportare modifiche o inserire alcune righe di codice. La piattaforma Salesforce è un buon esempio.

  3. Nessuno strumento di automazione del codice – Quasi tutti possono utilizzare questi strumenti. Non è necessario conoscere un linguaggio di programmazione per farlo funzionare. Molti sono persino dotati di interfacce utente belle e ben congegnate per l'efficienza.

I migliori software e metodi di automazione

Esistono molti modi e strumenti per automatizzare la tua attività. Funzionano in modo diverso, hanno vari prerequisiti e l'elenco è quasi infinito. Tuttavia, ecco i migliori nomi là fuori di cui dovresti essere a conoscenza.

  • Smartsheet - Il nome dice tutto. Un'applicazione senza codice e simile a un foglio di calcolo che offre diversi tipi di campi di input. Consente inoltre ai team di lavorare più velocemente mediante l'automazione.

  • cron – Pianificazione lavori Linux e *nix. Ti consente di impostare i lavori da eseguire a intervalli prestabiliti da minuti a mesi e persino annualmente. Un lavoro qui può essere qualsiasi codice eseguibile del computer.

  • Shell Scripting – Avrai bisogno di conoscenze di programmazione informatica per essere in grado di scrivere script della riga di comando sulla shell Linux o su qualsiasi sistema operativo di tua scelta. Ma una volta che puoi, c'è poco che non puoi automatizzare, poiché la maggior parte dei server Web ha una Shell.

  • Integrare – Offre soluzioni di automazione del flusso di lavoro per aziende di tutte le dimensioni. È una piattaforma low-code con app, moduli, e-mail, funzionalità mobili, integrazioni API predefinite e un'interfaccia intuitiva.

  • Zapier – Una popolare piattaforma di automazione senza codice. Zapier aiuta le aziende ad automatizzare tutto, dal marketing alla gestione degli ordini e delle relazioni con i clienti. Ti connette con oltre 3,000 app SaaS.

  • IFTTT – È simile a Zapier, ma leggermente più focalizzato sull'uso personale e di piccole imprese. IFTTT sta per If This Then That ed è una piattaforma di sviluppo senza codice.

  • Nintex – Uno strumento di gestione del flusso di lavoro a basso codice. È dotato di gestione e automazione dei processi per molti settori, da quello bancario a quello finanziario, energetico, manifatturiero, governativo e così via. A partire da $ 955 al mese per utenti illimitati.

  • HubSpot – Una piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) impressionante e ricca di funzionalità. Offre molte funzionalità di automazione per tutti i tipi di attività.

  • Flokzu – Una piattaforma di gestione del flusso di lavoro e dei processi aziendali low-code e basata su cloud. Ideale per aziende con operazioni complesse.

  • Flusso di gravità – Questo è un plug-in di gestione e automazione del flusso di lavoro per i siti WordPress.

  • Python – Questo è il linguaggio di programmazione Python. Un linguaggio informatico moderno e versatile disponibile su quasi tutte le piattaforme. È facile da leggere e scrivere e ti consente di fare un sacco di cose incredibili con la sua vasta libreria.

Conclusione

Alla fine di questo post sull'automazione del flusso di lavoro e delle attività, hai visto le molte migliori opzioni disponibili e ciò che hanno da offrire.

Abbiamo tutti esigenze diverse e possediamo diversi livelli di abilità. Quindi, non esiste un'unica opzione migliore qui. Piuttosto, sta a te trovare ciò che funziona meglio.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke è un appassionato di computer che ama leggere una vasta gamma di libri. Ha una preferenza per Linux su Windows/Mac e lo sta usando
Ubuntu sin dai suoi primi giorni. Puoi beccarlo su Twitter tramite bongotrax

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