Top 20 des questions et réponses des entretiens de paie

Obtenir un emploi en tant qu'administrateur de la paie peut être gratifiant, mais vous devrez d'abord passer l'entretien pour décrocher le poste.

Les administrateurs de la paie gèrent toutes les tâches liées au paiement des employés d'une entreprise, y compris les impôts et autres déductions. Un certain niveau de connaissance des ressources humaines est également utile ici.

Cet article répertorie les 20 principales questions d'entretien sur la paie et leurs réponses pour vous aider à vous préparer.

1. Qu'est-ce que l'administration de la paie ?

L'administration de la paie fait référence à l'ensemble des tâches nécessaires pour rémunérer les employés d'une organisation pour leur travail.

Ces tâches comprennent le traitement des salaires des employés, la création et la maintenance des feuilles de temps avec les niveaux de rémunération des employés, ainsi que toute autre tâche connexe.

2. Expliquez Comptabilité de la paie

La comptabilité salariale comprend tous les aspects de la gestion de la paie, ainsi que la gestion des avantages sociaux et des impôts.

Cela signifie l'enregistrement et le calcul des feuilles de temps, les retenues et les retenues sur la paie, le transfert des paiements et des retenues des employés, le dépôt des retenues d'impôt, les paiements d'assurance, etc.

3. Quelles qualités souhaitables un administrateur de la paie devrait-il avoir ?

Un administrateur de la paie doit avoir un bon œil pour les chiffres, car cela aide à réduire les erreurs. Deuxièmement, la personne doit être accessible et communicative, car le travail peut impliquer de traiter avec de nombreux employés et leurs problèmes.

Enfin, la personne doit avoir une bonne connaissance pratique des logiciels de paie, des ressources humaines, des compétences organisationnelles et de la réglementation du travail.

4. Quels sont les avantages sociaux payés par l'employeur

Les avantages payés par l'employeur sont tous les paiements, soutiens ou contributions d'un employeur à la couverture de soins de santé, de retraite et d'assurance d'un employé qui n'auraient pas été possibles sans que l'employé travaille pour l'employeur.

Les avantages populaires payés par l'employeur comprennent :

1. Assurance maladie
2. Plans de retraite
3. Jours de maladie
4. Les vacances
5. Assurance-vie
6. Options de travail flexibles / à distance

5. Comment pouvez-vous gérer au mieux la paie ? 

La plupart des organisations utilisent un logiciel de paie pour gérer la rémunération de leurs employés. L'utilisation d'un logiciel présente l'avantage d'améliorer l'efficacité de l'employé, de réduire les erreurs, d'automatiser des fonctions comptables autrement compliquées et d'aider à mieux stocker et gérer les données.

6. Comment organisez-vous votre routine quotidienne pour plus d'efficacité ?

L'administration de la paie est un travail polyvalent qui nécessite des calculs, des réponses aux questions des employés, la fourniture d'informations et la révision des feuilles de temps.

Cela nécessite l'utilisation d'un logiciel de gestion des tâches pour créer et gérer vos tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Cette approche vous aide à gagner du temps pour répondre aux e-mails importants, gérer le système de chronométrage et envoyer des chèques ou effectuer des dépôts à temps.

7. Expliquez CTC (coût pour l'entreprise)

Le coût pour l'entreprise fait référence au salaire total d'un employé ou, en d'autres termes, au total des dépenses qu'un employeur engage chaque année pour son employé.

Le CTC comprend le salaire brut de l'employé, les avantages tels que l'assurance et les cotisations aux régimes d'épargne. Les employés ne recevront le plus souvent pas le montant total de la CCT, mais ils en bénéficient.

8. Expliquez Employés Vs Entrepreneur

Un employé est un travailleur à temps partiel ou à temps plein sur la liste de paie d'un employeur qui reçoit un salaire fixe à des périodes déterminées en échange de son dévouement à l'organisation de l'employeur. Un travailleur contractuel, en revanche, est indépendant et est généralement payé après facturation à l'employeur.

Alors que les travailleurs contractuels ont plus d'autonomie et peuvent facturer l'employeur à leurs taux fixes, ils n'ont pas droit aux avantages sociaux, tels que l'assurance maladie, les congés payés, les cotisations de retraite, etc.

9. Que sont Revenu non imposable?

Le revenu non imposable est une rémunération versée à un travailleur ou à un particulier qui n'est pas assujettie aux retenues à la source. Les revenus qui relèvent de ce groupe ne seront pas imposés par les autorités, que vous les indiquiez ou non dans votre déclaration de revenus.

Voici quelques exemples de revenus non imposables :

1. Salaires gagnés dans des États ou des juridictions sans impôt sur le revenu
2. Salaires d'invalidité financés avec de l'argent après impôt
3. Cadeaux
4. Assurance payée par l'employeur
5. Prestations d'aide sociale
6. Pensions alimentaires pour enfants

10. Comment gérez-vous une erreur de paie ?

Ce type de question est axé sur la vérification de vos compétences interpersonnelles et de vos capacités de résolution de problèmes. Bien qu'il n'y ait pas de réponse directe, car les erreurs et leurs résolutions idéales peuvent varier, vous devez transmettre votre capacité à rester calme et à trier les problèmes à résoudre.

Une telle erreur pourrait provenir d'un employé signalant des retenues incorrectes sur son salaire, ou vous pourriez découvrir une erreur commise par un collègue. Les erreurs font partie de la nature humaine, vous devez donc vous excuser si nécessaire, puis énumérer les étapes que vous suivrez pour parvenir à une résolution positive du problème. Envisagez également de suivre la politique du ministère en matière de rapport d'erreurs et de corrections, le cas échéant.

11. Énumérer les avantages des systèmes de paie automatisés

L'automatisation du traitement de la paie d'une entreprise peut apporter de nombreux avantages. Les principaux comprennent:

1. Réduction drastique des erreurs humaines
2. Gagner du temps
3. Calcul plus facile des salaires des employés
4. Stockage et accès automatiques aux données
5. Outils de reporting simples
6. Déclarations fiscales simplifiées
7. Sécurité pour les données sensibles

12. Quelles sont les principales fonctionnalités que le logiciel de paie devrait avoir ?

Les principales fonctionnalités qu'un bon logiciel de paie devrait inclure sont les suivantes :

1. Système de configuration simple
2. Fonctionnalités de gestion des données
3. Fonctionnalité des rapports
4. Structures salariales
5. Intégration avec les systèmes RH et autres logiciels
6. Conformité statutaire
7. Fonctionnalité des dépôts bancaires
8. Fonctionnalités de libre-service pour les employés

D'autres fonctionnalités éventuellement utiles incluent des prix bas, une bonne sécurité, la personnalisation et l'accès mobile.

13. Dans quels systèmes de paie avez-vous de l'expérience ?

La bonne réponse ici dépend de vous et de votre expérience. De plus, vous pourriez avoir plus de chance d'être expérimenté sur autant de plates-formes que possible.

Voici quelques logiciels de gestion de paie populaires :

1. Paie Quickbooks
2. Goût
3. Travailleuse
4. Ondulation
5. Paychex Flex
6. OnPay
7. Xero
8. Manche télescopique

14. Expliquez Documents source de la paie

Les documents sources de paie sont des documents dont vous avez besoin pour générer le salaire d'un employé. Il peut être sous forme papier ou électronique, à condition qu'il contienne toutes les données nécessaires.

Les documents source de la paie peuvent être des feuilles de temps, des bulletins de paie, des enregistreurs de temps, des factures, des informations bancaires, des codes fiscaux, etc.

15. Comment éviter les erreurs de paie

Les êtres humains sont sujets à l'erreur, mais vous pouvez toujours organiser votre processus de manière à réduire au minimum les risques d'erreur. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'un des conseils suivants :

1. Utiliser l'automatisation dans la mesure du possible
2. Assurez-vous que les données des employés sont correctes
3. Exécutez vos rapports à l'avance, afin d'avoir suffisamment de temps pour vérifier les erreurs
4. Faites une liste de contrôle qui comprend toutes les tâches que vous devez effectuer
5. Aller sans papier dans la mesure du possible
6. Traiter immédiatement toute erreur

16. Dans quelle mesure êtes-vous familier avec le FLSA?

La FLSA signifie la loi sur les normes de travail équitables. C'est la loi sur la masse salariale minimale que tout administrateur devrait connaître.

La FLSA établit des normes pour la tenue de registres, le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et l'emploi des jeunes sur les marchés du travail fédéral, étatique et local aux États-Unis.

17. Quand une entreprise doit-elle externaliser son administration de la paie ?

Une entreprise peut envisager d'externaliser sa paie si elle a beaucoup de suivi des employés à faire, par exemple, lorsque de nombreux employés travaillent pendant des périodes variables chaque jour.

Une autre situation est celle où l'externalisation peut aider l'employeur à économiser du temps et de l'argent. Une troisième situation est lorsqu'une entreprise a un taux de rotation élevé des employés, ce qui signifie souvent de plus en plus de travail.

18. Quel est le meilleur barème de rémunération pour les employés ?

La bonne réponse ici dépend du type d'employé. Par exemple, les employés ayant des horaires de travail irréguliers ou qui sont payés à l'heure pourraient préférer des paiements hebdomadaires. Ensuite, il y a le calendrier de paie bimensuel, qui est également populaire auprès des employés et des équipes de paie.

Avec lui, les employés reçoivent 24 chèques de paie par an, tandis que les avantages, les déductions et l'engagement de temps de l'administrateur restent minimes.

19. Expliquez la différence entre les formulaires W2 et W4

Ce sont deux formulaires de paie de l'IRS américain. Le W4 est pour les employés, tandis que le W2 est pour les employeurs. Les employés utilisent le W4 pour fournir au service de paie de leur employeur toutes les informations dont ils ont besoin sur les retenues à la source.

Les employeurs utilisent le W2 à la fin de l'année pour déclarer le salaire qu'ils ont payé à l'employé et le montant d'impôt qu'ils ont retenu.

20. Que sont les déductions volontaires ?

Les retenues volontaires sur salaire sont des paiements pour des programmes auxquels un employé a souscrit volontairement. En d'autres termes, il ne s'agit pas de retenues obligatoires, de sorte que l'employé doit d'abord autoriser l'employeur avant de pouvoir les déduire.

Des exemples de déductions volontaires comprennent les cotisations au régime de retraite, les primes d'assurance maladie, les régimes d'invalidité, l'assurance-vie, les certifications, les outils, etc.

Conclusion

Nous avons atteint la fin de notre liste des 20 principales questions et réponses des entretiens de paie, et vous devriez, espérons-le, avoir appris une chose ou deux.

Enfin, gardez à l'esprit qu'il s'agit toujours d'un entretien. Ainsi, bien que l'apprentissage et la pratique vous aideront à obtenir les bonnes réponses, votre confiance et votre personnalité globale contribuent également grandement à votre réussite.