Comment automatiser votre entreprise

Vous en avez assez du travail ennuyeux et répétitif et vous cherchez des moyens d'automatiser votre entreprise et de gagner du temps ? Voici tout ce que vous devez savoir.

L'automatisation des flux de travail peut être un facteur très utile pour développer votre entreprise. Nous ne pourrons peut-être pas remplacer les travailleurs humains, mais nous pouvons toujours augmenter l'efficacité en introduisant l'automatisation.

Il existe de nombreuses tâches que vous pouvez automatiser dans une entreprise et de nombreuses façons de le faire. Même de nombreux logiciels spécifiques à l'industrie incluent désormais leurs propres fonctionnalités d'automatisation, mais il existe également des logiciels qui fonctionnent dans toutes les industries et plates-formes.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, c'est à vous de décider, car cela dépend de votre entreprise et de ce que vous essayez d'accomplir. Cet article vous donne une vue d'ensemble du sujet et met en lumière des informations qui peuvent faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

L'ordinateur est un automate

Oui. Bien que la plupart des gens voient l'ordinateur comme un appareil incroyable qui leur permet de naviguer sur le Web et d'interagir sur les réseaux sociaux, moins se rendent compte qu'il s'agit d'une machine conçue pour fonctionner.

Les applications informatiques sont des instructions qui continuent à faire les mêmes choses encore et encore tout en vérifiant les conditions modifiées. Ils opèrent sur le monde extérieur en imitant le comportement humain comme les calculs et le dessin, mais ils le font beaucoup plus rapidement.

Le point ici est qu'une fois que vous voyez chaque ordinateur, smartphone ou serveur Web comme la machine de surveillance et d'achèvement des tâches qu'il est. Vous pourrez alors mieux tirer parti de leur puissance pour augmenter votre productivité.

Flux de travail vs automatisation des processus

Il y a une petite distinction que vous devez savoir. Et c'est la différence entre l'automatisation des flux de travail et l'automatisation des processus métier.

Un flux de travail fait référence aux étapes qu'une tâche doit suivre pour être terminée. Cela peut signifier passer d'un travailleur à un autre, se faire contrôler par un membre de l'équipe, puis signer par un superviseur. Etc. Les flux de travail sont souvent simples et impliquent l'interaction entre les personnes et les documents.

Un processus métier, en revanche, implique des tâches plus complexes et interdépendantes. Il peut également être considéré comme un workflow de nombreux workflows. La coordination de diverses tâches interconnectées qui travaillent ensemble pour garantir le succès de l'entreprise dans son ensemble.

Voici une courte comparaison tabulaire des deux termes. Veuillez noter que cet article se concentre sur l'automatisation du flux de travail.

Automatisation du flux de travailAutomatisation des processus métier
Gère une ou plusieurs tâches pour faire un travailGère un ou des flux de travail qui permettent d'accomplir des tâches
Se concentre sur l'efficacité du travailSe concentre sur la coordination globale du système
Peut impliquer des interactions entre l'homme et la machineImplique des concepts organisationnels plus abstraits
Moins complexe et plus rapide à mettre en œuvrePlus complexe et évolutif
Idéal pour organiser les personnes et les documentsIdéal pour gérer les systèmes, les initiatives, les personnes

Les avantages de l'automatisation du flux de travail

Comme vous pouvez l'imaginer, l'automatisation des flux de travail présente de nombreux avantages. Et bien qu'ils dépendent en fin de compte de votre activité exacte et des tâches que vous effectuez, voici une liste d'avantages universels auxquels vous attendre.

  • Économie de temps – Celle-ci est évidente. Une fois que vous aurez automatisé toutes ces tâches banales et répétitives qui coûtent à l'employé de bureau moyen plus de 30 jours par an, vous gagnerez du temps. Deuxièmement, vous pouvez ensuite investir ce temps gagné dans des efforts plus productifs pour dynamiser l'entreprise.

  • Transparence – Il faut un niveau de discipline pour analyser correctement un flux de travail et l'automatiser. Ceci, à son tour, crée de l'ordre dans la façon dont votre entreprise gère ses tâches. Il est plus facile de voir à quelle vitesse un projet progresse et de faire des estimations.

  • Accélération de l'efficacité et de la croissance – L'automatisation de certaines parties de votre travail améliore votre efficacité globale, car vous pouvez faire plus de travail avec moins d'intervention humaine. Cette impulsion se traduira par une productivité plus élevée, qui à son tour se traduira par une croissance des entreprises et davantage de profits.

  • Réduction des coûts – Utiliser moins de main-d'œuvre humaine signifie également moins de salaires, ce qui se traduit par des coûts d'exploitation inférieurs. Cet avantage est particulièrement évident dans les grandes entreprises, où les économies cumulées peuvent représenter une somme considérable. Gardez à l'esprit, cependant, que l'automatisation réduit généralement les coûts de main-d'œuvre, et non les élimine.

  • Moins d'erreurs – C'est l'un des principaux avantages de l'automatisation dans certaines industries. L'être humain est sujet aux erreurs, donc ceux qui doivent saisir des quantités infinies de données finiront par faire des erreurs de temps en temps. Les machines ne font pas de telles erreurs. Et même en cas de problème, les corrections durent plus longtemps.

  • Évolutivité – Choisir une entreprise évolutive et l'automatiser autant que possible est la principale raison de la réussite de la plupart des millionnaires Internet. Une fois que vous avez correctement structuré et automatisé les tâches répétitives, tout ce dont vous avez besoin pour gagner plus d'argent dans votre entreprise est simplement de monter le volume.

Les inconvénients de l'automatisation des workflows

Le principal inconvénient de l'automatisation du flux de travail de votre entreprise est l'investissement initial. Bien qu'il varie d'une entreprise à l'autre, cet investissement peut comprendre le temps dont vous avez besoin pour apprendre le processus d'automatisation, l'argent que vous avez dépensé pour l'acheter et tout autre coût.

Cependant, les succès rencontrés par de nombreuses entreprises grâce à l'automatisation montrent que la plupart des investissements en valent la peine.

Tâches idéales à automatiser

Toutes les tâches ou activités ne se prêtent pas à l'automatisation. Certains sont plus faciles que d'autres. Donc, c'est à vous de vérifier d'abord et de voir ce qui peut et ne peut pas être fait. La plupart du temps encore, tout ce dont vous avez besoin est de simplifier votre flux de travail en tâches plus gérables et de simplifier son automatisation.

Quoi qu'il arrive, les types de tâches suivants ont été automatisés de différentes manières par différentes entreprises. Et cela signifie que vous devriez également réussir à automatiser des applications similaires.

  • Collecte des Données – Les ordinateurs sont devenus si performants au cours des dernières décennies que la plupart des travaux impliquant des chiffres et des lettres peuvent être facilement automatisés. Cela est particulièrement vrai pour les alphabets numérisés, bien que la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) ne soit pas loin derrière. Si vous pouvez le voir et le lire, votre ordinateur le peut aussi, en utilisant la bonne application.

  • Tâches à haut volume – Les ordinateurs sont rapides et ne se fatiguent pas. Lorsqu'il y a beaucoup de travail à faire, il est souvent préférable de passer un peu de temps d'abord pour automatiser et gagner du temps plus tard.

  • Nécessite plusieurs entrées – Lorsque les tâches doivent passer d'une main à l'autre ou d'un bureau à l'autre, un seul goulot d'étranglement peut perturber l'ensemble du flux de travail. Mais l'automatiser autant que possible réduit les perturbations.

  • Tâches fastidieuses – Certaines tâches sont ennuyeuses à souhait et apportent peu de satisfaction. Donc, si vous pouvez les automatiser, tant mieux !
  • Tâches urgentes – Vous et les membres de votre équipe ne serez peut-être pas toujours là pour répondre à tous vos besoins commerciaux. Et cela signifie que vous risquez souvent de manquer les délais pour les tâches urgentes. Toutefois, l'automatisation de certaines ou de la plupart de ces tâches devrait résoudre le problème.

  • Tâches répétitives – Certaines tâches sont bêtement répétitives et vous demanderont « dois-je continuer à faire ça ? ». L'automatisation est la meilleure réponse.

  • Tâches sans marge d'erreur – Bien qu'ils soient toujours sujets aux erreurs, les ordinateurs ne font pas d'erreurs. Ainsi, un système automatisé correctement configuré avec détection d'erreurs battra toujours les systèmes manuels dans les niveaux de précision.

  • Ressources Humaines – De l'intégration aux mises à jour, aux actualités de l'entreprise, au suivi du temps, aux congés des employés, à l'administration des congés maladie et des congés. L'automatisation de la gestion des ressources humaines peut faire des merveilles pour n'importe quelle entreprise.

  • Comptabilité – Évitez les erreurs et les maux de tête inutiles en automatisant votre comptabilité.

  • Ventes & Marketing – Il existe de nombreux plateformes marketing et CRM qui offrent l'automatisation. Et il a été prouvé que cela augmentait l'efficacité et les profits.

  • Gestion de projet - Beaucoup plateformes de gestion de projet vous permettent également d'automatiser et de gagner du temps.

Types d'outils d'automatisation

Il existe 3 types d'outils d'automatisation de flux de travail que vous y découvrirez : codés, à faible code et sans code. Voici un aperçu de chacun.

  1. Outils d'automatisation codés – Ce sont des outils qui nécessitent que vous écriviez du code informatique pour accomplir les tâches nécessaires. Un exemple parfait est le Linux Shell.

  2. Outils d'automatisation à faible code – Les outils low-code fonctionnent essentiellement sans codage. Mais encore faut-il savoir coder, car il faudra souvent apporter des modifications ou saisir quelques lignes de code. La plateforme Salesforce en est un bon exemple.

  3. Aucun outil d'automatisation de code – Presque tout le monde peut utiliser ces outils. Vous n'avez pas besoin de connaître un langage de programmation pour le faire fonctionner. Beaucoup viennent même avec des interfaces utilisateur belles et bien pensées pour plus d'efficacité.

Meilleurs logiciels et méthodes d'automatisation

Il existe de nombreuses façons et outils pour automatiser votre entreprise. Ils fonctionnent différemment, ont des prérequis variés et la liste est presque infinie. Cependant, voici les principaux noms que vous devriez connaître.

  • Feuille intelligente - Tout est dans le nom. Une application sans code et semblable à une feuille de calcul qui offre différents types de champs de saisie. Il permet également aux équipes de travailler plus rapidement grâce à l'automatisation.

  • Cron – Planificateur de tâches Linux et *nix. Il vous permet de configurer des tâches à exécuter à des intervalles définis allant de quelques minutes à des mois, voire une fois par an. Un travail ici peut être n'importe quel code informatique exécutable.

  • Shell Scripting – Vous aurez besoin de connaissances en programmation informatique pour pouvoir écrire des scripts de ligne de commande sur Linux Shell ou sur tout système d'exploitation de votre choix. Mais une fois que vous le pouvez, il y a peu de choses que vous ne pouvez pas automatiser, car la plupart des serveurs Web ont un Shell.

  • Intégration – Offre des solutions d'automatisation des flux de travail pour les entreprises de toutes tailles. Il s'agit d'une plate-forme low-code avec des applications prédéfinies, des formulaires, des e-mails, des fonctionnalités mobiles, des intégrations d'API et une interface intuitive.

  • Zapier – Une plate-forme d'automatisation populaire sans code. Zapier aide les entreprises à tout automatiser, du marketing à la gestion des commandes et de la relation client. Il vous connecte à plus de 3,000 XNUMX applications SaaS.

  • IFTTT - Il est similaire à Zapier, mais légèrement plus axé sur l'utilisation personnelle et les petites entreprises. IFTTT signifie If This Then That, et est une plate-forme de développement sans code.

  • Nintex – Un outil de gestion de flux de travail low-code. Il comprend la gestion et l'automatisation des processus pour de nombreux secteurs, de la banque à la finance, en passant par l'énergie, la fabrication, le gouvernement, etc. Il commence à 955 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs.

  • Hubspot – Une plate-forme de gestion de la relation client (CRM) impressionnante et riche en fonctionnalités. Il offre de nombreuses fonctionnalités d'automatisation pour tous les types d'entreprises.

  • Flokzu – Une plate-forme de gestion des flux de travail et des processus métier low-code et basée sur le cloud. Idéal pour les entreprises aux opérations complexes.

  • Gravité – Il s'agit d'un plugin de gestion et d'automatisation du flux de travail pour les sites WordPress.

  • Python – C'est le langage de programmation Python. Un langage informatique moderne et polyvalent qui est disponible sur presque toutes les plateformes. Il est facile à lire et à écrire et vous permet de faire beaucoup de choses incroyables grâce à sa vaste bibliothèque.

Conclusion

À la fin de cet article sur l'automatisation des flux de travail et des tâches, vous avez vu les nombreuses meilleures options disponibles et ce qu'elles ont à offrir.

Nous avons tous des besoins différents et possédons des niveaux de compétence différents. Donc, il n'y a pas de meilleure option ici. C'est plutôt à vous de trouver ce qui fonctionne le mieux.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke est un passionné d'informatique qui aime lire un large éventail de livres. Il a une préférence pour Linux plutôt que Windows/Mac et utilise
Ubuntu depuis ses débuts. Vous pouvez le retrouver sur Twitter via bongotrax

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