Automatización robótica de procesos para pequeñas empresas

La automatización robótica de procesos no es sólo para grandes empresas. Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de sus numerosos beneficios si toman las medidas adecuadas.

Desde completar tareas repetitivas hasta manejar procesos laboriosos o que requieren mucho tiempo, no hay límite para lo que RPA puede hacer por una organización. Como ventaja adicional, también permite que los empleados realicen trabajos más productivos.
El mercado de automatización robótica de procesos se valoró en $2.3 millones de dólares en 2022 y se espera que crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 39% a más de $30 mil millones para 2030. Esta publicación le muestra cómo RPA puede ser de ayuda para su negocio.

¿Cómo funciona la RPA?

RPA o automatización de procesos robóticos es un enfoque basado en software que permite a un individuo u organización completar tareas de gran volumen y, a menudo, mundanas utilizando una combinación de visión por computadora, aprendizaje automático y otras tecnologías de automatización.

El usuario humano primero debe instalar el robot en una computadora y luego mostrarle cómo realizar tareas específicas. Luego, el robot puede reproducir los movimientos del usuario una vez que se activa un evento específico. Estos eventos pueden ser la recepción de un correo electrónico, la pulsación de un botón, etc. Las tareas específicas pueden variar desde transferir archivos hasta la entrada de datos, iniciar una aplicación, navegar por la web, etc.

En otras palabras, los sistemas RPA son robots virtuales que pueden realizar diversas tareas que normalmente realizan los humanos y que requieren múltiples pasos o aplicaciones. Pueden hacerlo siguiendo acciones basadas en reglas y sin intervención humana.

Los beneficios de la RPA

RPA brinda una ventaja competitiva a las pequeñas empresas porque ofrece beneficios que de otro modo solo estarían disponibles para grandes corporaciones con presupuestos enormes. Los principales beneficios son los siguientes.

Aumento de la productividad: Los robots trabajan incansablemente las XNUMX horas del día sin tomar descansos ni cansarse. Además, pueden realizar la mayoría de las tareas más rápido que cualquier humano y esto significa que un solo robot puede hacer el trabajo de muchas personas en una fracción del tiempo, lo que genera más resultados generales para el negocio.
Precisión mejorada: La reducción de errores es otra buena razón para implementar la automatización robótica de procesos porque los robots no cometen errores como los humanos. El resultado es una mayor calidad del resultado del negocio.
Ahorro en Costos: Un buen software RPA le ahorrará dinero a su empresa al reducir el costo de completar tareas repetitivas por debajo de los niveles de los trabajadores humanos. Al automatizar tantos procesos repetitivos como sea posible, puede incluso eliminar la necesidad de personal adicional, aumentando su producción. Al final, la empresa obtiene más beneficios pagando menos por igual o más trabajo.
Cumplimiento mejorado: Los procesos de trabajo que implican el cumplimiento de múltiples regulaciones, protocolos o leyes, lograrán mejores resultados con la automatización robótica de procesos.
Escalabilidad más sencilla: Una vez que se ha automatizado un proceso, escalarlo se vuelve más fácil y rentable. El truco consiste en identificar y trazar primero los procesos de su organización que puedan automatizarse rápidamente.
Mejor análisis: Los robots mantienen mejores registros que los humanos, por lo que es más fácil ver cómo han estado trabajando en un período de tiempo determinado.
Servicio al cliente mejorado: La automatización robótica de procesos puede ayudar a resolver problemas de servicio al cliente de forma rápida y eficaz, mejorando así la fidelidad de los clientes y reduciendo la deserción.

Tipos de empresas que pueden beneficiarse de la RPA

Casi todos los tipos y tamaños de empresas pueden beneficiarse de la automatización robótica de procesos. Las pequeñas y medianas empresas de finanzas, contabilidad, bienes raíces, servicios médicos, comercio minorista, telecomunicaciones, manufactura y muchas más pueden beneficiarse de la automatización de sus operaciones.

El único requisito aquí es que la empresa tenga tareas repetitivas que sean fácilmente identificables y accesibles para la automatización. Además, tener más tareas repetitivas de este tipo hace que el negocio se adapte mejor a la RPA.

Casos de uso populares de RPA

Hay muchísimos procesos en una organización que pueden automatizarse mediante RPA. Este hecho es evidente en las diversas organizaciones que ya han alcanzado algún nivel de automatización de procesos. Se pueden dividir en diferentes departamentos o sectores de la siguiente manera.

Entrada de datos : Uno de los mejores beneficios de RPA con el ingreso de datos es la validación de datos, que incluye varias reglas que hacen imposible ingresar información incorrecta en casos críticos.
Cálculos: Muchas tareas requieren cálculos, desde pesos de paquetes simples hasta procesos más complejos, como cálculos de pérdidas y ganancias, cálculos de facturas, procesamiento de beneficios, etc. RPA hace que estos trabajos sean precisos y sin esfuerzo.
Mantenimiento de Registros: Desde registrar transacciones hasta guardar datos o documentos importantes necesarios para el negocio, actualizar el CRM y realizar copias de seguridad automáticas, RPA puede ahorrarle a su equipo mucho trabajo y dinero.
Ventas y Marketing: La mayoría de las organizaciones de ventas y marketing han adoptado la automatización para sus correos electrónicos y facturación, pero todavía hay muchas pequeñas empresas que continúan optando por la ruta manual.
Banca financiera: Desde la migración de datos entre aplicaciones hasta el procesamiento de solicitudes de préstamos, la copia de seguridad de recibos, la gestión de cuentas de clientes, las validaciones de datos y la detección de fraude, la industria bancaria estaría en un gran lío sin la automatización.
Servicio de Atención al Cliente: Incluyendo actualizaciones de información del cliente para programación de citas, mensajes de seguimiento, emisión de tickets de atención al cliente y asistencia.
Retail: Puede extraer información de productos de sitios web y actualizar sus sistemas con ellos, importar correos electrónicos de ventas, actualizar su inventario, etc.
Telecomunicaciones: RPA puede ayudar a las empresas a realizar copias de seguridad de los datos de los clientes, extraer información relevante y procesar las facturas de los clientes.
Hospitales: Procesamiento de datos de pacientes, procesamiento de facturas médicas, almacenamiento de datos de pacientes, procesamiento de seguros, etc.
HR: Desde el procesamiento de nóminas hasta la incorporación de empleados y muchas otras tareas.
Hospitalidad: Gestión de reservas y reservas, encuestas y comentarios de los clientes, procesamiento de pagos, solicitudes de servicios y más.

Las desventajas de la RPA

Además de sus numerosas ventajas, la automatización robótica de procesos también tiene sus desventajas y desafíos. Éstos son los principales a tener en cuenta.

Costo Inicial: La implementación inicial de una estrategia RPA puede resultar costosa, ya que incluye el costo del software RPA, la capacitación, la infraestructura y los costos de integración. Su viabilidad, por tanto, depende del presupuesto de la empresa y del tamaño de sus operaciones.
Complejidad de implementación: Integrar el sistema en los flujos de trabajo y sistemas de TI existentes puede ser un asunto complejo y que requiere mucho tiempo. Además, su éxito depende de los empleados y de cuán cooperativos o abiertos sean.
Límites cognitivos: La automatización robótica de procesos básicamente se basa en reglas rígidas y establecidas, lo que significa que a menudo tendrán problemas con tareas que requieren creatividad o toma de decisiones humanas. Por otro lado, hacerlos más flexibles abre posibilidades de errores impredecibles. La integración de la IA ayudará, pero también tiene sus límites.

Cómo aplicar RPA en su negocio

La aplicación de la automatización de procesos robóticos a la mayoría de las pequeñas empresas puede ayudar a optimizar sus operaciones al crear una organización mejor estructurada que eventualmente debería ver un aumento en la eficiencia. Aquí hay una guía paso a paso para lograrlo.

Paso 1: evaluar las oportunidades de automatización

El primer paso es explorar su organización para intentar encontrar las mejores áreas para la automatización de procesos. Está buscando tareas repetitivas que estén basadas en reglas y puedan automatizarse. Descubre tantos como puedas. Hable con sus trabajadores para obtener información.

Paso 2: determinar los beneficios comerciales

A continuación, debe considerar los beneficios comerciales de automatizar cada uno de los procesos que ha seleccionado. ¿Qué tan complejo es cada proceso y cuánto ahorro de mano de obra se puede aportar a su negocio? Califique sus tareas de automatización en función de su potencial retorno de la inversión.

Paso 3: elija el software RPA adecuado

Ahora es el momento de elegir la herramienta RPA adecuada o diseñar una usted mismo si tiene las habilidades. A continuación se muestra una lista de las principales ofertas que existen, incluidas las variantes pagas y de código abierto.

Paso 4: Comience poco a poco

Lo mejor es comenzar con un proyecto piloto para probar las aguas y evaluar el impacto de RPA en su organización a menor escala. Esto limita los riesgos y le otorga cierta experiencia para abordar proyectos más grandes.

Paso 5: Implementar RPA y capacitar al equipo

Este paso depende del tipo de empleados que tengas y cuántos sean. Entonces, podría ser fácil o difícil, dependiendo. El objetivo es que sus empleados comprendan cómo trabajar junto con los bots, cómo monitorear su progreso e intervenir si es necesario.

Paso 6: observar y analizar

Ningún sistema es perfecto; incluso las mejores empresas siguen mejorando. Entonces, si bien ha implementado cierto nivel de automatización robótica en sus operaciones comerciales, aún necesita monitorear sus flujos de trabajo generales y analizarlos de vez en cuando para encontrar áreas de posible optimización.

Lista de software RPA popular

Existen muchas soluciones de software RPA y están disponibles en todas las formas, desde versiones totalmente comerciales hasta versiones comunitarias y de código abierto. Depende de usted encontrar lo mejor para su pequeña empresa. Aquí están las mejores opciones.

Preguntas Frecuentes

A continuación se presentan algunas preguntas frecuentes sobre la automatización robótica de procesos para pequeñas empresas.

¿En qué se diferencia RPA de la automatización tradicional?

RPA es más flexible, ya que considera nombres, números, interfaz de usuario, etc. para decidir su siguiente acción en una secuencia.

¿La RPA es buena para mis pequeñas empresas?

Sí, RPA puede brindar a las pequeñas empresas una gran ventaja competitiva en el mercado.

¿Necesito habilidades de programación para implementar RPA en mi negocio?

No, la mayoría de las herramientas RPA están diseñadas para personas que no son expertos en tecnología y son fáciles de usar.

¿Es segura la RPA?

Si puede ser. Un buen software RPA tiene funciones de seguridad integradas y, si implementa buenas medidas de protección de datos en su empresa, todo estará bien.

¿Puede una pequeña empresa ahorrar costes mediante RPA?

Sí puede. Pero esto depende de su industria y de los procesos que desee automatizar.

¿Existe software RAP gratuito o de código abierto?

Sí, muchos software RPA como UiPath vienen con ediciones comunitarias gratuitas o versiones de prueba. A otros les gusta robocorp y del Interfaz de usuario de etiqueta son proyectos de código abierto.

Para Concluir

Al finalizar esta publicación sobre la automatización robótica de procesos y sus beneficios para las pequeñas empresas, podrá ver que la automatización ya no es una opción en el mundo actual: o se pone al día o se queda atrás.

Sin embargo, la forma en que elija abordar este paso depende de usted. Pero recuerde que cada negocio es único y solo quienes dirigen el programa conocerán las tareas verdaderamente mundanas que son perfectas para la automatización.