Adoptando Kaizen: Excelencia a través de la innovación continua

Kaizen es una palabra japonesa que se traduce vagamente como "buen cambio" o "cambio para mejor" en inglés. Es una filosofía de mejora continua en la búsqueda de la excelencia.

masaki imai popularizó la filosofía Kaizen con su libro de 1986 titulado “Kaizen: la clave del éxito competitivo japonés”. Aboga por hacer pequeños cambios incrementales a lo largo del tiempo, como una forma más fácil de lograr mejoras en la productividad, la eficiencia y la calidad.

La forma Kaizen funciona para ingeniería, producción, negocios basados ​​en servicios e incluso desarrollo personal y muchas otras áreas de la vida. Esta publicación le muestra cómo su empresa puede lograr la excelencia al adoptar los principios Kaizen de innovación continua.

Kaizen Vs Innovación

En el centro de la filosofía Kaizen se encuentra la condición humana: somos seres emocionales que a menudo actuamos irracionalmente. La razón es que el cerebro humano está conectado para entrar en el Fight or Flight cada vez que siente emociones temerosas, como el cambio. Este mecanismo es manejado por la amígdala del cerebro y es un mecanismo de supervivencia útil. Pero en el lado negativo, a menudo dificulta la innovación para los humanos.

La innovación aquí se refiere al cambio radical en un negocio u otro entorno. Una solicitud para comprometerse con un cambio importante generalmente desencadena esa respuesta de miedo o ansiedad humana, que activa el cerebro medio y mantiene a esa persona emocional sobre el tema. En efecto, estas emociones pasan por alto el neocórtex que maneja el pensamiento racional y la lógica necesarios para tal trabajo.

Kaizen, por otro lado, aboga por pequeños cambios que son emocionalmente insignificantes. Este enfoque mantiene a la persona en un estado mental sensato y racional y facilita la creación de mejoras continuas tanto en el entorno profesional como en el personal. Kaizen cree que ningún proceso puede ser perfecto, ya que siempre habrá margen de mejora. Esto sienta las bases para lograr la excelencia a través del aprendizaje y el crecimiento continuos.

La promesa de un buen cambio

La filosofía Kaizen ha dado lugar a muchos sistemas de gestión que son utilizados por innumerables marcas globales y exitosas para lograr la excelencia en sus diversos campos.

Desde el sistema de producción Just-In-Time de Toyota hasta aplicaciones en hospitales, desarrollo de software, aeropuertos, supermercados y muchas otras industrias, Kaizen se encuentra en el centro de la Pensamiento esbelto y producción cultura.

Kaizen es un enfoque de gestión que tiene como objetivo lograr grandes hazañas a través de la disciplina y la paciencia. Lograr lentamente sus objetivos a través de la mejora gradual del proceso y una estrategia a largo plazo proporciona un enfoque no tecnológico y, a menudo, más económico para la innovación.

Así fue como la industria manufacturera japonesa logró mejoras sustanciales en la calidad del producto y reducciones de costos durante las décadas de 1960 y 70, lo que llevó al libro clásico de Masaaki Imai.

Principios clave de Kaizen

Los principios de Kaizen forman la base sobre la que se construyen el movimiento y sus muchas variaciones. Aquí están los principales que usted necesita saber.

• Mejora continua: Kaizen hace hincapié en la búsqueda de la excelencia realizando mejoras pequeñas pero continuas a lo largo del tiempo. Porque, aunque es imposible alcanzar la perfección en cualquier proceso, aún es posible alcanzar un nivel de excelencia tan alto después de tantas iteraciones que el resultado de tus esfuerzos empieza a desvanecerse. vea perfecto. Este proceso incluye continuas revisiones, adaptaciones y estandarizaciones.
• Pequeños cambios incrementales: Los grandes cambios pueden conducir a grandes problemas, porque cuanto mayor sea el cambio requerido, más problemas emocionales, complejidades, capital y operaciones radicales se necesitarán para implementarlo. Un pequeño cambio, por otro lado, no suele ser gran cosa. Pero cuando lo haces una y otra vez, entonces sucede la magia de Kaizen.
• Empoderamiento de los empleados / Gemba: Kaizen entiende que solo aquellos que están más cerca de una tarea o proceso están en la mejor posición para identificar áreas de mejora. Por ejemplo, solo aquellos que utilizan las herramientas de software de una empresa pueden dar su opinión para realizar mejoras. Lo mismo ocurre con cada miembro del equipo o los empleados de una empresa, todos deben participar en la resolución de problemas y la toma de decisiones de la empresa.
• Decisiones basadas en datos: Kaizen aboga por la recopilación y el análisis de datos de procesos reales para ayudar a tomar decisiones de mejora.
• Proceso no resultado: Kaizen enseña al operador a enfocarse en el proceso y no en el resultado. Por ejemplo, si el resultado es un producto físico que tiene defectos, significa que su proceso de producción fue defectuoso de alguna manera. Esto también significa que solo puede corregir la falla estudiando el proceso de producción y haciendo los cambios necesarios.
• Enfoque en la calidad: El sistema Kaizen también se enfoca en mejorar la calidad de los resultados de una organización enfocándose y mejorando los procesos que crean esos resultados.
• Normalización: Al estandarizar sus procesos, cualquier organización reduce la variación y ahorra tiempo y costos, al mismo tiempo que mejora la calidad general de sus productos terminados. Kaizen ofrece el marco PDCA/SDCA para ayudar a estandarizar e iterar los procesos de producción de una empresa. Dependiendo de la industria, la estandarización puede ser tan simple como escribir un Manual de funcionamiento estándar para los trabajadores de servicios o crear un sistema asistido por herramientas que incluya medidas específicas para cada paso del proceso.
• Eliminación de residuos: Kaizen enseña que el desperdicio (mudra) es un asesino de la eficiencia y la rentabilidad. Por lo tanto, aboga por la eliminación de los 7 mudras de todas sus operaciones para aumentar la eficiencia. Estos desperdicios incluyen sobreproducción, movimiento, inventario, defectos, sobreprocesamiento, transporte y espera. Cuanto más reduzca cada uno de estos factores de producción en su organización, mayor será su eficiencia operativa.
• Eliminación de tensión: La sobrecarga o tensión, también conocida como muri en japonés, también puede depreciar la producción de una empresa. Tal eliminación implica utilizar las herramientas y la capacidad adecuadas para el trabajo, contratar o capacitar a profesionales calificados, etc.
• El siguiente proceso es el cliente: Este principio se relaciona bien con la búsqueda de la máxima calidad. En lugar de controlar un producto una vez al final de su desarrollo, se controla la calidad del producto en cada coyuntura tratando el siguiente proceso como un cliente. Este principio hace recaer el deber de control de calidad en cada proceso precedente que ha de proporcionar los mejores productos de calidad por su clientes (próximo proceso) para trabajar.

Aplicación de Kaizen a los negocios

La aplicación de los principios de Kaizen a su negocio depende de su tipo de organización y de los procesos que necesita mejorar. Por lo tanto, su negocio podría ser un equipo de un solo hombre, un equipo o una gran organización, pero los principios básicos siguen siendo los mismos y la aplicación es la siguiente.

• Fomentar una cultura Kaizen: Tener una cultura Kaizen en tu organización es muy importante porque sienta las bases para la mejora constante. Necesitas entrenar a todo el equipo. Todos los empleados deben estar a bordo y comprender que ninguna contribución es demasiado pequeña. El liderazgo también debe comprometerse a realizar reuniones periódicas con todo el equipo para discutir y encontrar soluciones.
• Identificar los asuntos más relevantes: Siempre tendrás problemas en los que necesitas trabajar y mejorar. Kaizen aboga por el principio Gemba. Es decir, recopilar información de la estación exacta donde ocurre el trabajo. También puede utilizar el análisis de datos, los buzones de sugerencias, los comentarios de los clientes, las métricas de rendimiento y cualquier otra solución para identificar soluciones de mejora. Si hay muchos problemas, puede priorizar las tareas usando un análisis 80/20 para los mejores resultados
• Ejecute el proceso Kaizen: El PDCA/SDCA de Plan-Do-Check-Act / Standardize-Do-Check-Act son los principales ciclos de proceso, en los que se realizan las mejoras necesarias en la organización. SDCA siempre se realiza primero, por lo que puede crear estándares, y luego los ciclos posteriores son PDCA. Así es como funciona
  
  1. Planificar/Estandarizar: Planificar aquí se refiere a establecer un objetivo de mejora en cualquier área de su negocio. La filosofía Kaizen exige que siempre haya un objetivo de mejora y planes de acción para lograrlo. En la primera ejecución, sin embargo, y cada vez que ocurra una anomalía, debe haber una estandarización. El paso de estandarización establece las reglas, métricas o pasos exactos a seguir cada vez que se realiza el trabajo. Y solo después de estabilizar el proceso de trabajo, ahora hace planes de mejora para cada ciclo o iteración.
  2. Do: Este es simplemente el proceso de hacer el trabajo siguiendo los estándares establecidos en el Paso 1) anterior.
  3. Revise: Verifica el proceso para determinar si su implementación ha logrado los resultados deseados o si todavía está en camino.
  4. Actúe: Se refiere a realizar el nuevo procedimiento y normalizarlo como la forma estándar de manejar dicha tarea en su negocio.
     
• Enjuague y repita: Kaizen se trata de mejoras e innovación continuas, por lo que debe continuar después de cada ciclo. O puede igualmente centrar sus esfuerzos de mejora en otro proceso. Simplemente enjuague y repita.

Aplicando Kaizen a la vida diaria

Igualmente puedes aplicar la filosofía Kaizen en tu vida personal para obtener resultados de actividades como ponerte en forma, comer mejor, estudiar, trabajar y alcanzar diversas metas. El truco aquí es centrarse en objetivos pequeños y emocionalmente irrelevantes al principio. Algo que no lo estresará ni lo pondrá ansioso de ninguna manera.

Por ejemplo, si desea ponerse en forma trotando, puede establecer una meta relativamente simple de trotar en el lugar durante solo 1 minuto al día y luego crecer a partir de ahí. Si desea dejar de fumar, puede reducir un solo cigarrillo de sus cigarrillos cada semana o mes, hasta que lo deje. También puede dedicar solo 5 minutos a pensar o trabajar en un proyecto grande o aterrador hasta que se ponga en marcha.

El objetivo es comenzar con pequeños pasos y luego hacer cambios pequeños, incrementales y continuos a lo largo del tiempo. Funciona porque elimina la procrastinación, la ansiedad y otros comportamientos de autosabotaje que impiden que las personas alcancen sus metas.

Lista de frases y conceptos de Kaizen

Debido a que la filosofía Kaizen se originó en Japón, encontrará muchos términos japoneses en uso constante. Aquí hay una lista rápida de los principales términos de Kaizen y sus significados.

5S: Las cinco (5S) de una buena limpieza son las siguientes.

1. Seiri (Tipo): clasifique los artículos, guarde los artículos necesarios y deseche los artículos innecesarios.
2. Seiton (enderezar): organice sus herramientas según el uso para minimizar el tiempo y el esfuerzo.
3. Seiso (Exfoliante): Limpie y mantenga limpio su lugar de trabajo.
4. Seiketsu (Sistematizar): Siga el sistema y use las herramientas, la protección y el equipo adecuados.
5. Shitsuke (Estandarizar): Mantener la autodisciplina.

muda: Muda significa desperdicio y hay 7 mudas o desperdicios, como sigue.

1. Superproducción: Producir más de lo necesario es un desperdicio.
2. Inventario: Muchos productos terminados o sin terminar en el inventario no agregan valor.
3. Defectos: Cada producto defectuoso es un desperdicio de recursos.
4. Movimiento: El esfuerzo físico que no agrega valor al producto es un desperdicio.
5. Exceso de procesamiento: Un enfoque de procesamiento incorrecto y no optimizado puede ser un desperdicio.
6. Esperando: Un operador inactivo es un desperdicio.
7. Transporte: Cuanto más se transporta un producto, más residuos se generan.

Gema: El lugar donde suceden las cosas o el trabajo. Todo gerente necesita una experiencia de primera mano.

muri: (Sobrecarga) Una situación extenuante. Como darle a un nuevo empleado el trabajo de un trabajador veterano sin antes proporcionarle la formación adecuada.

Muro: (Variación) Esto sucede cuando se detiene el flujo fluido de trabajo debido a ligeras diferencias en la tarea o el tiempo dedicado al proceso. La estandarización se encarga de esto.

Jidoka: Automatización

Organizaciones que usan Kaizen

Muchas organizaciones grandes y pequeñas que usted conoce emplean los principios de Kaizen en sus operaciones. Incluyen a todos, desde Toyota a Sony, Canon, Panasonic, Honda, Samsung, Nestlé, ABB, Ford, Lockheed Martin, Toshiba, Mayo Clinic, Societe General, Unilever, Tchibo, Cadburry-Schweppes y gobiernos como los Emiratos Árabes Unidos, Mauricio , Kenia e India.

Por supuesto, la lista continúa.

Preguntas Frecuentes

Aquí hay algunas preguntas frecuentes relacionadas con la metodología Kaizen y la innovación continua.

Para Concluir

Para finalizar esta guía rápida sobre los principios de Kaizen y cómo pueden ayudarlo a lograr la excelencia en su negocio a través de la innovación continua, ya debería tener una o dos ideas sobre cómo implementar algunos cambios.

Kaizen es una filosofía rectora y sus métodos no están escritos en piedra. Pero cuando sigues su guía y te embarcas en tu viaje de transformación continua, seguramente alcanzarás la excelencia.