Cómo automatizar tu negocio

¿Cansado del trabajo aburrido y repetitivo y busca formas de automatizar su negocio y ahorrar algo de tiempo? Aquí está todo lo que necesitas saber.

La automatización de los flujos de trabajo puede ser un factor muy útil para hacer crecer su negocio. Es posible que no podamos reemplazar a los trabajadores humanos, pero siempre podemos aumentar la eficiencia mediante la introducción de la automatización.

Hay muchas tareas que puedes automatizar en un negocio y muchas formas de hacerlo. Incluso muchos software específicos de la industria ahora incluyen funciones de automatización propias, pero también hay software que funciona en todas las industrias y plataformas.

Cualquiera que sea la forma que elija depende de usted, ya que esto depende de su negocio y de lo que está tratando de lograr. Esta publicación le brinda una visión amplia del tema y arroja algo de luz sobre las ideas que pueden llevar su negocio al siguiente nivel.

La computadora es un autómata.

Sí. Aunque la mayoría de las personas ven la computadora como un dispositivo increíble que les permite navegar por la web e interactuar en las redes sociales, menos se dan cuenta de que es una máquina diseñada para trabajar.

Las aplicaciones informáticas son instrucciones que siguen haciendo las mismas cosas una y otra vez mientras verifican las condiciones modificadas. Operan en el mundo exterior emulando el comportamiento humano como cálculos y dibujos, pero lo hacen mucho más rápido.

El punto aquí es que una vez que vea cada computadora, teléfono inteligente o servidor web como la máquina de monitoreo y finalización de tareas que es. Entonces podrá aprovechar mejor su poder para aumentar su productividad.

Flujo de trabajo frente a automatización de procesos

Hay una pequeña distinción que usted necesita saber. Y esa es la diferencia entre la automatización del flujo de trabajo y la automatización de procesos comerciales.

Un flujo de trabajo se refiere a los pasos que debe seguir una tarea para completarse. Esto podría significar pasar de un trabajador a otro, ser revisado por un miembro del equipo y luego firmado por un supervisor. Y así. Los flujos de trabajo suelen ser simples e implican la interacción entre personas y documentos.

Un proceso de negocio, por otro lado, implica tareas más complejas e interrelacionadas. También se puede ver como un flujo de trabajo de muchos flujos de trabajo. La coordinación de varias tareas interconectadas que trabajan juntas para garantizar el éxito del negocio en su conjunto.

Aquí hay una breve comparación tabular de ambos términos. Tenga en cuenta que esta publicación se centra en la automatización del flujo de trabajo.

Automatización del flujo de trabajoAutomatización de Procesos de Negocio
Gestiona una o más tareas para realizar un trabajoAdministra uno o flujos de trabajo que realizan trabajos
Se enfoca en la eficiencia del trabajoSe centra en la coordinación general del sistema
Puede involucrar interacciones entre humanos y máquinas.Implica conceptos organizacionales más abstractos.
Menos complejo y más rápido de implementarMás complejo y escalable
Lo mejor para organizar personas y documentosLo mejor para gestionar sistemas, iniciativas, personas

Las ventajas de la automatización del flujo de trabajo

Como puede imaginar, se pueden obtener muchas ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Y aunque en última instancia dependerán de su negocio exacto y de las tareas que realice, aquí hay una lista de ventajas universales que puede esperar.

  • Ahorro de tiempo – Este es obvio. Una vez que automatice todas esas tareas mundanas y repetitivas que le cuestan al trabajador de oficina promedio más de 30 días al año, ahorrará tiempo. En segundo lugar, puede invertir este tiempo ahorrado en esfuerzos más productivos para impulsar el negocio.

  • Transparencia – Se necesita un nivel de disciplina para analizar correctamente un flujo de trabajo y automatizarlo. Esto, a su vez, crea orden en la forma en que su empresa maneja sus tareas. Haciendo que sea más fácil ver qué tan rápido está progresando un proyecto y hacer estimaciones.

  • Aumento de la eficiencia y el crecimiento – La automatización de partes de su trabajo mejora su eficiencia general porque puede hacer más trabajo con menos intervención humana. Este impulso se traducirá en una mayor productividad, que a su vez se traducirá en un crecimiento empresarial y más beneficios.

  • Menores costes – Usar menos mano de obra humana también significa menos salarios, lo que se traduce en menores costos operativos. Esta ventaja es especialmente evidente en las empresas más grandes, donde los ahorros acumulados pueden ascender a una suma considerable. Tenga en cuenta, sin embargo, que la automatización generalmente reduce los costos de mano de obra, no los elimina.

  • menos errores – Este es uno de los principales beneficios de la automatización en algunas industrias. El ser humano es propenso a cometer errores, por lo que aquellos que tienen que ingresar cantidades interminables de datos terminarán cometiendo errores de vez en cuando. Las máquinas no cometen tales errores. E incluso cuando hay un problema, las correcciones son más duraderas.

  • Escalabilidad – Elegir un negocio escalable y automatizarlo tanto como sea posible es la razón principal detrás de las historias de éxito de la mayoría de los millonarios de Internet. Una vez que haya estructurado y automatizado adecuadamente las tareas repetitivas, todo lo que necesita para ganar más dinero en su negocio es simplemente aumentar el volumen.

Las desventajas de la automatización del flujo de trabajo

La principal desventaja de automatizar el flujo de trabajo de su empresa es la inversión inicial. Aunque varía de un negocio a otro, esta inversión puede consistir en el tiempo que necesita para aprender el proceso de automatización, el dinero que gastó para comprarlo y cualquier otro costo.

Sin embargo, los éxitos que muchas empresas experimentan con la automatización muestran que la mayoría de las inversiones valdrán la pena.

Tareas ideales para automatizar

No todas las tareas o negocios se prestan a la automatización. Algunos son más fáciles que otros. Por lo tanto, depende de usted verificar primero y ver qué se puede y qué no se puede hacer. La mayoría de las veces, todo lo que necesita es simplificar su flujo de trabajo en tareas más manejables y simplificar su automatización.

Pase lo que pase, los siguientes tipos de tareas han sido automatizados de diferentes maneras por diferentes empresas. Y esto significa que usted también debería encontrar el éxito en la automatización de otros similares.

  • Recolectar Datos – Las computadoras se han vuelto tan buenas en las últimas décadas que la mayoría del trabajo que involucra números y letras se puede automatizar fácilmente. Esto es especialmente cierto para los alfabetos digitalizados, aunque la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) no se queda atrás. Si puede verlo y leerlo, también lo puede hacer su computadora, utilizando la aplicación adecuada.

  • Tareas de alto volumen – Las computadoras son rápidas y no se cansan. Cuando hay mucho trabajo por hacer, a menudo es mejor pasar un poco de tiempo primero para automatizar y ahorrar tiempo más tarde.

  • Necesita entradas múltiples – Cuando las tareas tienen que pasar de una mano a otra o de un escritorio a otro, un solo cuello de botella puede interrumpir todo el flujo de trabajo. Pero automatizar tanto como sea posible reduce las interrupciones.

  • Tareas tediosas – Algunas tareas son aburridas como el infierno y brindan poca satisfacción. Entonces, si puede automatizarlos, ¡genial!
  • Tareas sensibles al tiempo – Es posible que usted y los miembros de su equipo no siempre estén allí para atender todas las necesidades de su negocio. Y esto significa que a menudo puede pasar por alto los plazos de las tareas sensibles al tiempo. Sin embargo, la automatización de algunas o la mayoría de estas tareas debería resolver el problema.

  • Tareas repetitivas – Algunas tareas son estúpidamente repetitivas y te harán preguntarte "¿debo seguir haciendo esto?". La automatización es la mejor respuesta allí.

  • Tareas sin espacio para errores – Aunque todavía son propensos a errores, las computadoras no cometen errores. Por lo tanto, un sistema automatizado correctamente configurado con detección de errores siempre superará a los sistemas manuales en niveles de precisión.

  • Recursos Humanos – Desde la incorporación hasta actualizaciones, noticias de la empresa, seguimiento del tiempo, vacaciones de los empleados, administración de licencias y enfermedades. La automatización de la gestión de recursos humanos puede hacer maravillas para cualquier empresa.

  • Contabilidad – Evita errores y dolores de cabeza innecesarios automatizando tu contabilidad.

  • Ventas y Marketing – Hay muchos populares plataformas de marketing y CRM que ofrecen automatización. Y se ha demostrado que esto aumenta la eficiencia y las ganancias.

  • Gestión de proyectos - Muchos plataformas de gestión de proyectos también le permite automatizar y ahorrar tiempo.

Tipos de herramientas de automatización.

Hay 3 tipos de herramientas de automatización de flujo de trabajo que encontrará: codificadas, con código bajo y sin código. Aquí hay una mirada más cercana a cada uno.

  1. Herramientas de automatización codificadas – Estas son herramientas que necesitan que escriba código de computadora para realizar las tareas necesarias. Un ejemplo perfecto es Linux Shell.

  2. Herramientas de automatización de código bajo – Las herramientas de código bajo esencialmente funcionan sin codificación. Pero aún necesita saber cómo codificar, porque a menudo necesitará hacer cambios o ingresar algunas líneas de código. La plataforma Salesforce es un buen ejemplo.

  3. Sin herramientas de automatización de código – Casi todos pueden usar estas herramientas. No es necesario conocer un lenguaje de programación para que funcione. Muchos incluso vienen con interfaces de usuario hermosas y bien pensadas para mayor eficiencia.

Los mejores métodos y software de automatización

Hay muchas formas y herramientas para automatizar su negocio. Funcionan de manera diferente, tienen requisitos previos variados y la lista es casi interminable. Sin embargo, aquí están los principales nombres que debe tener en cuenta.

  • Hoja inteligente - El nombre lo dice todo. Una aplicación sin código y similar a una hoja de cálculo que ofrece diferentes tipos de campos de entrada. También permite que los equipos trabajen más rápido mediante la automatización.

  • cron – Programador de trabajos de Linux y * nix. Le permite configurar trabajos para ejecutar a intervalos establecidos de minutos a meses, e incluso anualmente. Un trabajo aquí puede ser cualquier código de computadora ejecutable.

  • Shell Scripting – Necesitará conocimientos de programación informática para poder escribir scripts de línea de comandos en Linux Shell o en cualquier sistema operativo de su elección. Pero una vez que pueda, hay poco que no pueda automatizar, ya que la mayoría de los servidores web tienen un Shell.

  • Integrificar – Ofrece soluciones de automatización de flujos de trabajo para empresas de todos los tamaños. Es una plataforma de código bajo con aplicaciones, formularios, correo electrónico, funciones móviles, integraciones de API y una interfaz intuitiva preconstruidos.

  • Zapier – Una popular plataforma de automatización sin código. Zapier ayuda a las empresas a automatizar todo, desde el marketing hasta la gestión de pedidos y relaciones con los clientes. Lo conecta con más de 3,000 aplicaciones SaaS.

  • IFTTT – Es similar a Zapier, pero un poco más enfocado al uso personal y de pequeñas empresas. IFTTT significa If This Then That, y es una plataforma de desarrollo sin código.

  • Nintex – Una herramienta de gestión de flujo de trabajo de código bajo. Cuenta con gestión y automatización de procesos para muchas industrias, desde la banca hasta las finanzas, la energía, la fabricación, el gobierno, etc. Comienza en $ 955 por mes para usuarios ilimitados.

  • Hubspot – Una plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM) impresionante y repleta de funciones. Ofrece muchas características de automatización para todo tipo de negocios.

  • flokzu – Una plataforma de gestión de procesos de negocio y flujo de trabajo de bajo código y basada en la nube. Ideal para empresas con operaciones complejas.

  • Flujo gravitacional – Este es un complemento de automatización y administración de flujo de trabajo para sitios de WordPress.

  • Python – Este es el lenguaje de programación Python. Un lenguaje de programación moderno y versátil que está disponible en casi todas las plataformas. Es fácil de leer y escribir y te permite hacer muchas cosas increíbles con su amplia biblioteca.

Conclusión

Al llegar al final de esta publicación de automatización de tareas y flujos de trabajo, ha visto las muchas opciones principales que existen y lo que tienen para ofrecer.

Todos tenemos diferentes necesidades y poseemos diferentes niveles de habilidad. Por lo tanto, no hay una sola mejor opción aquí. Más bien, depende de usted encontrar lo que funciona mejor.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke es un entusiasta de la informática al que le encanta leer una gran variedad de libros. Tiene preferencia por Linux sobre Windows/Mac y ha estado usando
Ubuntu desde sus inicios. Puedes atraparlo en twitter a través de bongotrax

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