So automatisieren Sie Ihr Geschäft

Sind Sie müde von langweiliger, sich wiederholender Arbeit und suchen nach Möglichkeiten, Ihr Geschäft zu automatisieren und Zeit zu sparen? Hier ist alles, was Sie wissen müssen.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann ein sehr hilfreicher Faktor für das Wachstum Ihres Unternehmens sein. Wir können menschliche Arbeitskräfte vielleicht nicht ersetzen, aber wir können die Effizienz immer steigern, indem wir Automatisierung einführen.

Es gibt viele Aufgaben, die Sie in einem Unternehmen automatisieren können, und viele Möglichkeiten, dies zu tun. Sogar viele branchenspezifische Software enthalten mittlerweile eigene Automatisierungsfunktionen, aber es gibt auch Software, die branchen- und plattformübergreifend funktioniert.

Welchen Weg Sie wählen, liegt ganz bei Ihnen, da dies von Ihrem Unternehmen und Ihren Zielen abhängt. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen breiten Überblick über das Thema und beleuchtet Erkenntnisse, die Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe bringen können.

Der Computer ist ein Automat

Ja. Obwohl die meisten Menschen den Computer als ein erstaunliches Gerät ansehen, mit dem sie im Internet surfen und in sozialen Medien interagieren können, erkennen weniger, dass es sich um eine Maschine handelt, die dazu bestimmt ist, Arbeit zu leisten.

Computer-Apps sind Anweisungen, die immer wieder dieselben Dinge tun, während sie nach geänderten Bedingungen suchen. Sie operieren in der Außenwelt, indem sie menschliches Verhalten wie Berechnungen und Zeichnen nachahmen, aber sie tun dies viel schneller.

Der Punkt hier ist, dass Sie einmal jeden Computer, jedes Smartphone oder jeden Webserver als die Aufgabenüberwachungs- und -erledigungsmaschine sehen, die er ist. Dann können Sie ihre Leistung besser nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern.

Workflow vs. Prozessautomatisierung

Es gibt einen kleinen Unterschied, den Sie kennen müssen. Und das ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Geschäftsprozessautomatisierung.

Ein Workflow bezieht sich auf die Schritte, die eine Aufgabe durchlaufen muss, um abgeschlossen zu werden. Dies kann bedeuten, dass Sie von einem Mitarbeiter zum anderen gehen, von einem Teammitglied überprüft und dann von einem Vorgesetzten unterschrieben werden. Usw. Workflows sind oft einfach und beinhalten die Interaktion zwischen Personen und Dokumenten.

Ein Geschäftsprozess hingegen umfasst komplexere und miteinander zusammenhängende Aufgaben. Es kann auch als ein Workflow vieler Workflows angesehen werden. Das Koordinieren verschiedener ineinandergreifender Aufgaben, die zusammenwirken, um den Erfolg des Unternehmens als Ganzes zu gewährleisten.

Hier eine kurze tabellarische Gegenüberstellung beider Begriffe. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Beitrag auf die Workflow-Automatisierung konzentriert.

Workflow-AutomatisierungBusiness Process Automation
Verwaltet eine oder mehrere Aufgaben, um einen Job zu erledigenVerwaltet einen oder mehrere Workflows, die Aufgaben erledigen
Konzentriert sich auf die ArbeitseffizienzKonzentriert sich auf die Gesamtsystemkoordination
Kann Interaktionen zwischen Mensch und Maschine umfassenBeinhaltet abstraktere Organisationskonzepte
Weniger komplex und schneller zu implementierenKomplexer und skalierbarer
Am besten zum Organisieren von Personen und DokumentenAm besten geeignet für die Verwaltung von Systemen, Initiativen und Personen

Die Vorteile der Workflow-Automatisierung

Wie Sie sich vorstellen können, bietet die Workflow-Automatisierung viele Vorteile. Und obwohl sie letztendlich von Ihrem genauen Geschäft und Ihren Aufgaben abhängen, finden Sie hier eine Liste universeller Vorteile, die Sie erwarten können.

  • Zeitersparnis – Dieser ist offensichtlich. Sobald Sie all diese alltäglichen und sich wiederholenden Aufgaben automatisieren, die den durchschnittlichen Büroangestellten über 30 Tage pro Jahr kosten, werden Sie Zeit sparen. Zweitens können Sie diese eingesparte Zeit dann in produktivere Bemühungen investieren, um das Geschäft anzukurbeln.

  • Transparenz – Es erfordert ein gewisses Maß an Disziplin, um einen Workflow richtig zu analysieren und zu automatisieren. Das wiederum schafft Ordnung in der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine Aufgaben erledigt. Es ist einfacher zu sehen, wie schnell ein Projekt voranschreitet, und Schätzungen vorzunehmen.

  • Effizienz- & Wachstumsschub – Die Automatisierung von Teilen Ihrer Arbeit verbessert Ihre Gesamteffizienz, da Sie mit weniger menschlichem Einsatz mehr Arbeit erledigen können. Dieser Schub wird zu einer höheren Produktivität führen, was wiederum zu Unternehmenswachstum und mehr Gewinnen führt.

  • Reduzierung der kosten – Der Einsatz von weniger menschlicher Arbeitskraft bedeutet auch weniger Löhne, was sich in niedrigeren Betriebskosten niederschlägt. Dieser Vorteil zeigt sich besonders in größeren Unternehmen, wo sich die kumulierten Einsparungen auf eine beträchtliche Summe belaufen können. Denken Sie jedoch daran, dass die Automatisierung im Allgemeinen die Arbeitskosten senkt, nicht beseitigt.

  • Weniger Fehler – Dies ist einer der größten Automatisierungsvorteile in einigen Branchen. Der Mensch ist fehleranfällig, wer also endlose Datenmengen eingeben muss, macht hin und wieder Fehler. Maschinen machen solche Fehler nicht. Und selbst wenn ein Problem auftritt, halten die Korrekturen länger an.

  • Skalierbarkeit – Die Wahl eines skalierbaren Geschäfts und dessen weitgehende Automatisierung ist der Hauptgrund für die Erfolgsgeschichten der meisten Internet-Millionäre. Sobald Sie sich wiederholende Aufgaben richtig strukturiert und automatisiert haben, brauchen Sie nur noch mehr Geld in Ihrem Unternehmen zu verdienen, indem Sie einfach das Volumen erhöhen.

Die Nachteile der Workflow-Automatisierung

Der Hauptnachteil der Automatisierung Ihres Geschäftsablaufs ist die Anfangsinvestition. Obwohl es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist, kann diese Investition aus der Zeit bestehen, die Sie benötigen, um den Automatisierungsprozess zu erlernen, dem Geld, das Sie für den Kauf ausgegeben haben, und anderen Kosten.

Die Erfolge, die viele Unternehmen durch die Automatisierung verzeichnen, zeigen jedoch, dass sich die meisten Investitionen lohnen werden.

Ideale Aufgaben zum Automatisieren

Nicht jede Aufgabe oder jedes Geschäft eignet sich für die Automatisierung. Einige sind einfacher als andere. Es liegt also an Ihnen, zuerst zu prüfen und zu sehen, was getan werden kann und was nicht. In den meisten Fällen müssen Sie lediglich Ihren Workflow in überschaubarere Aufgaben vereinfachen und seine Automatisierung vereinfachen.

Was auch immer passiert, die folgenden Arten von Aufgaben wurden von verschiedenen Unternehmen auf unterschiedliche Weise automatisiert. Und das bedeutet, dass auch Sie Erfolg haben sollten, ähnliche zu automatisieren.

  • Datensammlung – Computer sind in den letzten Jahrzehnten so gut geworden, dass die meisten Arbeiten mit Zahlen und Buchstaben leicht automatisiert werden können. Dies gilt insbesondere für digitalisierte Alphabete, obwohl die Technologie der optischen Zeichenerkennung (OCR) nicht weit dahinter liegt. Wenn Sie es sehen und lesen können, kann es Ihr Computer mit der richtigen Anwendung auch.

  • Aufgaben mit hohem Volumen – Computer sind schnell und ermüden nicht. Wenn viel zu tun ist, ist es oft am besten, zuerst ein wenig Zeit für die Automatisierung aufzuwenden und später Zeit zu sparen.

  • Benötigt mehrere Eingänge – Wenn Aufgaben von Hand zu Hand oder von Schreibtisch zu Schreibtisch gehen müssen, kann ein einziger Engpass den gesamten Arbeitsablauf stören. Aber wenn Sie so viel davon wie möglich automatisieren, werden Unterbrechungen reduziert.

  • Mühsame Aufgaben – Manche Aufgaben sind höllisch langweilig und bringen wenig Befriedigung. Also, wenn Sie sie automatisieren können, dann großartig!
  • Zeitkritische Aufgaben – Sie und Ihre Teammitglieder sind möglicherweise nicht immer da, um sich um alle Ihre geschäftlichen Anforderungen zu kümmern. Und das bedeutet, dass Sie bei zeitkritischen Aufgaben häufig die Fristen verpassen. Die Automatisierung einiger oder der meisten dieser Aufgaben sollte das Problem jedoch lösen.

  • Wiederkehrende Aufgaben – Einige Aufgaben wiederholen sich dummerweise und werden Sie fragen lassen: „Muss ich damit weitermachen?“. Automatisierung ist da die beste Antwort.

  • No-Room-for-Error-Aufgaben – Obwohl sie immer noch fehleranfällig sind, machen Computer keine Fehler. Ein richtig konfiguriertes automatisiertes System mit Fehlererkennung wird also manuelle Systeme in Bezug auf die Genauigkeit immer übertreffen.

  • Human Resources – Vom Onboarding bis hin zu Updates, Unternehmensnachrichten, Zeiterfassung, Mitarbeiterurlaub, Kranken- und Urlaubsverwaltung. Die Automatisierung des Personalmanagements kann für jedes Unternehmen Wunder wirken.

  • Buchhaltung – Vermeiden Sie Fehler und unnötige Kopfschmerzen, indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren.

  • Vertrieb & Marketing – Es gibt viele beliebte Marketing- und CRM-Plattformen die Automatisierung bieten. Und das steigert nachweislich Effizienz und Gewinn.

  • Projektmanagement - Viele Projektmanagement-Plattformen lassen Sie auch automatisieren und Zeit sparen.

Arten von Automatisierungstools

Es gibt 3 Arten von Workflow-Automatisierungstools, die Sie dort finden werden: Coded, Low Code und No Code. Hier ist jeweils ein genauerer Blick.

  1. Codierte Automatisierungstools – Dies sind Tools, für die Sie Computercode schreiben müssen, um die erforderlichen Aufgaben auszuführen. Ein perfektes Beispiel ist die Linux-Shell.

  2. Low-Code-Automatisierungstools – Low-Code-Tools funktionieren im Wesentlichen ohne Codierung. Aber Sie müssen trotzdem wissen, wie man codiert, da Sie häufig Änderungen vornehmen oder einige Codezeilen eingeben müssen. Die Salesforce-Plattform ist ein gutes Beispiel.

  3. Keine Codeautomatisierungstools – Fast jeder kann diese Tools verwenden. Sie müssen keine Programmiersprache beherrschen, um es zum Laufen zu bringen. Viele verfügen sogar über schöne und durchdachte Benutzeroberflächen für mehr Effizienz.

Top-Automatisierungssoftware und -methoden

Es gibt viele Möglichkeiten und Tools, um Ihr Geschäft zu automatisieren. Sie arbeiten unterschiedlich, haben unterschiedliche Voraussetzungen und die Liste ist nahezu endlos. Hier sind jedoch die Top-Namen, die Sie kennen sollten.

  • Smartsheet – Der Name ist Programm. Eine No-Code- und Tabellenkalkulations-ähnliche Anwendung, die verschiedene Arten von Eingabefeldern bietet. Es ermöglicht Teams auch, durch Automatisierung schneller zu arbeiten.

  • cron – Linux- und *nix-Job-Scheduler. Sie können damit Jobs einrichten, die in festgelegten Intervallen von Minuten bis Monaten und sogar jährlich ausgeführt werden. Ein Job kann hier jeder ausführbare Computercode sein.

  • Shell Scripting – Sie benötigen Computerprogrammierkenntnisse, um Befehlszeilenskripte auf der Linux-Shell oder einem beliebigen Betriebssystem Ihrer Wahl schreiben zu können. Aber sobald Sie können, gibt es wenig, was Sie nicht automatisieren können, da die meisten Webserver eine Shell haben.

  • Integrieren – Bietet Workflow-Automatisierungslösungen für Unternehmen jeder Größe. Es ist eine Low-Code-Plattform mit vorgefertigten Apps, Formularen, E-Mail, mobilen Funktionen, API-Integrationen und einer intuitiven Benutzeroberfläche.

  • Zapier – Eine beliebte No-Code-Automatisierungsplattform. Zapier hilft Unternehmen dabei, alles vom Marketing bis hin zum Bestell- und Kundenbeziehungsmanagement zu automatisieren. Es verbindet Sie mit über 3,000 SaaS-Apps.

  • IFTTT – Es ist ähnlich wie Zapier, aber etwas mehr auf den persönlichen und kleinen geschäftlichen Gebrauch ausgerichtet. IFTTT steht für If This Then That und ist eine No-Code-Entwicklungsplattform.

  • Nintex – Ein Low-Code-Workflow-Management-Tool. Es bietet Prozessmanagement und -automatisierung für viele Branchen, von Banken über Finanzen, Energie, Fertigung, Regierung und so weiter. Es beginnt bei 955 $ pro Monat für unbegrenzte Benutzer.

  • HubSpot – Eine beeindruckende und funktionsreiche Customer Relationship Management (CRM)-Plattform. Es bietet viele Automatisierungsfunktionen für alle Arten von Unternehmen.

  • Flokzu – Eine Low-Code- und Cloud-basierte Workflow- und Geschäftsprozessmanagement-Plattform. Ideal für Unternehmen mit komplexen Abläufen.

  • Fluß der Schwerkraft – Dies ist ein Workflow-Management- und Automatisierungs-Plugin für WordPress-Sites.

  • Python – Dies ist die Programmiersprache Python. Eine moderne und vielseitige Computersprache, die auf fast allen Plattformen verfügbar ist. Es ist einfach zu lesen und zu schreiben und lässt Sie mit seiner riesigen Bibliothek viele erstaunliche Dinge tun.

Konklusion

Am Ende dieses Beitrags zur Workflow- und Aufgabenautomatisierung haben Sie die vielen Top-Optionen gesehen und was sie zu bieten haben.

Wir alle haben unterschiedliche Bedürfnisse und besitzen unterschiedliche Fähigkeiten. Es gibt hier also keine einzige beste Option. Vielmehr liegt es an Ihnen, herauszufinden, was am besten funktioniert.

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke

Nnamdi Okeke ist ein Computer-Enthusiast, der es liebt, eine große Auswahl an Büchern zu lesen. Er hat eine Vorliebe für Linux gegenüber Windows/Mac und verwendet
Ubuntu seit seinen Anfängen. Sie können ihn auf Twitter über sehen Bongotrax

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